ATA: COMO DEVE SER ESCRITA E O QUE DEVE CONTER
A ata é um documento escrito que serve para registrar as decisões de uma Reunião ou Assembleia Geral.
Como deve ser escrita
Escrita em parágrafo único, no tempo verbal pretérito perfeito
do indicativo (foi decidido, foi aprovado etc.).
Necessariamente, a Ata possui início (texto que identifica a instituição e a Reunião/Assembleia), meio (texto que constam as decisões da Reunião/Assembleia) e fim (texto que faz o fechamento, incluindo as assinaturas).
Nas citações de endereços, nomes de pessoas, empresas ou instituições, estes devem ser de forma completa (sem abreviaturas).
Quando da eleição da Diretoria e Conselhos (Fiscal, Administrativo, Consultivo etc.) deverá constar a identificação e qualificação completa de todos os eleitos (nome completo, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço residencial e números do CPF e da cédula de identidade, com o órgão expedidor e, em alguns casos, também a data de nascimento para integrantes solteiros e/ou o regime de casamento para integrantes casados).
No item de deliberação sobre a prestação de contas é indispensável declarar expressamente o período a que se refere as contas e se elas foram aprovadas ou não, registrando-se as possíveis ressalvas.
Ressalta-se que, na forma do previsto no Artigo 132, Parágrafo Primeiro da Lei 6404/76 (L.S.A.), as atas poderão ser “lavradas na forma de sumário dos fatos ocorridos, inclusive dissidências e protestos, e conter apenas das deliberações tomadas”, desde que atendidas condições específicas lá previstas.
Quem elabora a ata
Nas Assembleias Gerais ou Reuniões, as atas correspondentes são
redigidas pelo secretário das mesmas (secretário ad hoc eleito
no início da sessão e que servirá como secretário somente esta
finalidade), ou pelo secretário da instituição (secretário
membro da diretoria, se for o caso).
É imprescindível que o secretário que irá elaborar a ata, além de ter uma boa escrita, ou seja, domine a norma-padrão da língua portuguesa, também saiba articular de forma eficiente sequências narrativas e descritivas, a fim de ser fiel ao que foi exposto durante o evento, bem como tenha o bom senso e perceba a medida ideal para uma Ata sucinta, mas que contenha todos os tópicos importantes, especialmente, o relato das decisões tomadas, assim como esteja muito atento para não deixar de registrar algum fato ou deliberação importante ocorrida na Reunião/Assembleia.
Vale lembrar que em uma ata de Reunião/Assembleia a opinião do Secretário, a respeito dos assuntos lá tratados, não interessa. Deve ficar registrado o que foi discutido e decidido, independente do posicionamento pessoal do Secretário sobre os fatos. Dessa forma, ele produzirá uma ata imparcial e completa
O
que deve constar na ata
Na abertura da ata deverá, obrigatoriamente, constar o nome
completo da Igreja ou Instituição, o CNPJ ou outra informação de
lei, a data, a hora em que a sessão iniciou (ou para a qual foi
convocada e, no final constar o horário de término da mesma) e o
local onde ela está sendo realizada. Em seguida, é informado,
se houver disposição no Estatuto (desde que não seja uma
Assembleia Geral de Constituição), o tipo da Reunião/Assembleia
– se ordinária ou extraordinária, se for o caso –, observando o
Edital de Convocação e citando a data de expedição ou publicação
do mesmo, o qual deve incluir a Ordem do Dia (a Pauta de
Assuntos) a ser deliberada na sessão.
Caso a Reunião/Assembleia ou algum item da Ordem do Dia da mesma necessite de Quórum (presenças) mínimo, conforme o Estatuto da Igreja ou Instituição (se não for de constituição), deve-se registrar se há o Quórum suficiente para a sua realização, se está de acordo com o ou algum edital previamente expedido ou publicado.
É indicado que a Ata seja elaborada, no livro próprio, durante a reunião e que no final a mesma seja lida, aprovada e, após, assinada pelo Presidente e pelo Secretário da Reunião/Assembleia (as páginas que não constarem as assinaturas deverão ser rubricadas pelos mesmos. Dela deverão ser extraídas (impressas) cópias, que serão devidamente rubricadas e autenticadas pelos Presidente e Secretário da sessão, as quais serão, então, encaminhadas a registro junto ao Serviços de Registro de Pessoas Jurídicas (antigo Cartório de Registro Especial), onde a Igreja ou Instituição terá ou já teve o seu Estatuto registrado, para assim produzir efeitos perante terceiros.
Livro ou Lista de Presenças
Embora a lista não faça parte integrante da Ata, é interessante
que a Igreja ou Instituição mantenha em seu arquivo o Livro ou a
Lista de Presentes nas Sessões. No livro ou lista de presenças,
para cada registro de uma Reunião/Assembleia, deverá iniciar
contendo um cabeçalho com os dados que identifique a Sessão que
será realizada, bem como nome completo, número da identidade e
assinatura de cada um dos presentes.
Assembleias Não Presenciais (virtuais - Remotas)
Destaca-se, também, que o Estatuto Social, se já registrado,
poderá prever Reuniões/Assembleias Virtuais/Remotas (não
presenciais). Neste caso, além dos procedimentos de praxe das
Sessões presenciais, sugere-se a gravação das mesmas e a
manutenção dos arquivos de áudio e vídeo por, pelo menos, três
anos.
Fonte: M&M Contabilidade de Igrejas
Regularizômetro de Igrejas
Análise da documentação
https://igrejas.mmcontabilidade.com.br/materias.aspx?idmat=91
Lançada a Segunda Edição do E-book a Igreja e a Lei Geral de Proteção de Dados
https://igrejas.mmcontabilidade.com.br/materias.aspx?idmat=92
Prorrogado o prazo de envio da ECF (antiga Declaração de Imposto
de Renda Pessoa Jurídica) das Igrejas
Com o novo prazo, mesmo que a Igreja não contrate empregados,
deverá enviar a primeira DCTFWeb até 12/11/2021
https://igrejas.mmcontabilidade.com.br/materias.aspx?idmat=85
Como retificar a ECF (Escrituração Contábil Fiscal) já entregue
https://igrejas.mmcontabilidade.com.br/materias.aspx?idmat=87
Igrejas não pagam IOF - Imposto sobre operações financeiras
Porém, Seminários, Convenções e
Associações de Igrejas devem pagar o IOF
https://igrejas.mmcontabilidade.com.br/materias.aspx?idmat=88
Prorrogado o prazo do envio da DCTFWEB das Igrejas
https://igrejas.mmcontabilidade.com.br/materias.aspx?idmat=83
Palestra: AS
IGREJAS E A LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS
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Quem é a M&M Contabilidade de Igrejas?
A M&M Contabilidade de Igrejas é uma área de atuação da M&M
Assessoria Contábil está atuando há 31 anos na prestação de
serviços contábeis a empresas, profissionais liberais, igrejas e
demais instituições sem fins lucrativos (ONGs). Realizamos todos
os serviços burocráticos pertinentes, como: elaboração e
registro de estatutos, obtenção de CNPJ, encaminhamento de
registro de atas, lançamentos dos documentos fiscais e
contábeis, apuração dos tributos devidos, registro de empregados
e cálculo dos encargos sociais, assim como a elaboração da
Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica e Pessoa Física.
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Quem é Marcone, contador sócio da M&M?
Marcone Hahan de Souza é contador e administrador, especialista
em estratégia empresarial, mestrado em economia (com ênfase em
controladoria), professor universitário, autor de livros na área
tributária, por 10 anos foi integrante da Comissão de Estudos
sobre o Terceiro Setor do Conselho Regional de Contabilidade do
Rio Grande do Sul, membro da Igreja Evangélica Batista Betel de
Porto Alegre há mais de 35 anos, atuou/atua há mais de 20 anos
como conselheiro fiscal na sua Igreja local (www.betelpoa.com.br
), na convenção estadual (www.Cibiergs.com
) e nacional (www.cibi.org.br
) de sua denominação.