Falta de registro do empregado: consequências atribuídas ao empregador

O vínculo empregatício se caracteriza pelo que estabelece o art. 3º da CLT, ou seja, uma vez presente os requisitos dispostos no referido dispositivo, o empregador deverá atender todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias legalmente previstas para com o empregado que teve o vínculo reconhecido.

Normalmente o reconhecimento do vínculo decorre de uma ação trabalhista proposta pelo trabalhador que presta ou prestou serviços para uma empresa (sem registro) e que, por ter seus direitos trabalhistas violados, acaba por pleitear a tutela jurisdicional para garantir o recebimento.

Não são raros os casos de trabalhadores que, para prover o sustento familiar, acabam se sujeitando às condições do trabalho informal, prestando serviços para uma ou até mais empresas, as quais deixam de honrar com as obrigações para com este trabalhador na busca do "lucro fácil".

A Constituição Federal preconiza a valorização do trabalho (arts. 1º, IV e 170) e a dignidade da pessoa humana (art. 1º, III), direitos indisponíveis os quais não se admite sua renúncia e, tampouco, a imposição de obrigações com fins puramente econômicos em detrimento do empregado, situação que extrapola os limites do poder de direção por parte do empregador.

A principal questão a ser observada pelo empregador é que, nestes casos, a máxima da sabedoria popular "quem paga mal paga duas vezes", cedo ou tarde, vai acabar ocorrendo.

Como não há o registro em CTPS, o empregador tampouco busca formalizar (por meio de documentos) as quitações das obrigações trabalhistas e previdenciárias tais como o pagamento do salário, o registro de ponto, o pagamento de férias, 13º salário, horas extras, ou seja, ainda que tais obrigações estejam sendo cumpridas, geralmente não estão sendo formalizadas por meio de documentos.

Quando há uma reclamatória pedindo o reconhecimento do vínculo, na grande maioria das vezes este vínculo é reconhecido, seja por depoimento de outros empregados ou clientes, por documentos que o empregado reteve durante a prestação de serviços ou ainda, por fiscalização da Secretaria Especial de Trabalho, que acaba autuando a empresa por manter empregados sem registro.

Ainda que o empregador faça a contestação alegando que não houve vínculo por falta de contrato ou em razão de o empregado não provar pela CTPS que houve prestação de serviços para a empresa, no Direito do Trabalho prevalece o princípio da primazia da realidade sobre a forma, ou seja, mais do que aquilo que as partes hajam pactuado ou aquilo que conste em documentos, havendo discordância entre o que ocorre na prática e o que emerge de documentos ou acordos, prevalece o que acontece na realidade, na prática.

A consequência deste reconhecimento pode gerar obrigações muito além do que o empregador possa vislumbrar, pois não são raros os casos de empregado que pleiteia os direitos pagos e os não pagos (neste caso, infelizmente agindo de má-fé) durante o pacto laboral, ainda que a Reforma Trabalhista já tenha previsto o pagamento de multa para aquele que busca direitos que já tenha recebido.

Como o empregador não tem como procedimento a formalização do que foi pago, esta não poderá comprovar que o empregado já os recebeu.

Não havendo comprovação, ainda que tenham sido integrais ou parcialmente pagos, o empregador poderá ser obrigado a pagar novamente, pois uma vez comprovado o vínculo empregatício, é do empregador a prerrogativa de provar o pagamento.

Além das obrigações trabalhistas como o pagamento de salários, férias, 13º Salário, vale-transporte, horas extras, adicionais (noturno, insalubridade e periculosidade) entre outras, o empregador poderá ser condenado a arcar com os benefícios federais decorrentes de uma relação de emprego.

É o caso, por exemplo, da condenação ao pagamento de indenização do seguro-desemprego no valor equivalente à quantidade de parcelas que um empregado, demitido sem justa causa, teria direito, já que se o mesmo tivesse sido registrado, teria havido o recolhimento do FGTS e a liberação das guias para recebimento do benefício. É o que dispõe a Súmula 389 do TST.

Incorre também na possibilidade de obrigação de pagar, por falta de registro do empregado, o empregador que não faz o recolhimento da contribuição previdenciária (parte empregado e parte empresa) sobre a remuneração paga ao empregado. Havendo a necessidade deste se afastar por auxílio-doença, auxílio-maternidade ou auxílio-doença acidentário, o INSS poderá se eximir do pagamento deste benefício previdenciário, atribuindo ao empregador esta obrigação por meio de uma ação regressiva.

Outra situação de indenização de benefício federal é o caso previsto na Lei 07/1970, a qual assegura aos empregados de baixa renda o direito ao recebimento do abono do PIS no ano seguinte. Se o empregador não o cadastrou no PIS, teria a obrigação de arcar também com este ônus.

Além destas situações, poderão ocorrer outras que podem ser previstas em acordo ou convenção coletiva de trabalho da categoria profissional, obrigando o empregador a indenizar o empregado por descumprir a norma convencional, pelo não pagamento das verbas rescisórias, pelo pagamento em atraso ou por não conceder os aumentos salariais estabelecidos na data-base da categoria.

Por óbvio, as irregularidades trabalhistas como a falta de registro não gera somente as sanções em pecúnia, mas as sanções administrativas por parte dos órgãos fiscalizadores, como é o caso do Termo de Compromisso de Ajustamento de Conduta (TAC), em que empregadores se comprometem a agir de forma a cumprir a legislação, sob pena de multa, ou ainda a não obtenção das certidões negativas como, por exemplo, a Certidão Negativa de Débito do INSS - CND, a Certidão de Regularidade do FGTS - CRF ou ainda a Certidão Conjunta Negativa ou Positiva com efeitos de Negativa da Receita Federal.

Além disso, a Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017) trouxe nova redação ao art. 47 da CLT, estabelecendo um valor maior na aplicação da multa para o empregador que mantiver empregado sem registro, sendo de:

a) R$ 3.000,00 por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência, para as empresas em geral;

b) R$ 800,00 por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência, quando se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte.

Já em relação a falta de anotações como férias, acidentes de trabalho, jornada de trabalho, qualificação civil ou profissional, além dos demais dados relativos à admissão do empregado no emprego e outras circunstâncias de proteção do trabalhador, o empregador estará sujeito a multa de:

·  R$ 600,00 por empregado prejudicado, conforme dispõe o art. 47-A da CLT. 

Tais obrigações podem ocorrer, inclusive, com o empregador doméstico, primeiro por não dispor, muitas vezes, de conhecimentos específicos da legislação trabalhista ou por não ter uma equipe de RH ou Jurídica (normalmente presente nas empresas) para cuidar destas questões e segundo, por pensar que esta categoria não possui os direitos previstos na CLT, sem perceber que a Constituição Federal e a Lei Complementar 150/2015 acalentam diretamente (norma) ou indiretamente (jurisprudência) estes direitos.

Fonte: Sergio Ferreira Pantaleão / Guia Trabalhista

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Falta de registro do empregado e as consequências atribuídas à empresa

A Constituição Federal preconiza a valorização do trabalho (arts. 1º, IV e 170) e a dignidade da pessoa humana (art. 1º, III), direitos indisponíveis os quais não se admite sua renúncia e, tampouco, a imposição de obrigações com fins puramente econômicos em detrimento do empregado, situação que extrapola os limites do poder de direção por parte do empregador.

O vínculo empregatício se caracteriza pelo que estabelece o art. 3º da CLT, ou seja, uma vez presente os requisitos dispostos no referido dispositivo, a empresa estará obrigada a atender todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias legalmente previstas para com o empregado que teve o vínculo reconhecido.

A principal questão a ser observada pela empresa é que, nestes casos, a máxima da sabedoria popular "quem paga mal paga duas vezes", cedo ou tarde, vai acabar ocorrendo.

A Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017) trouxe nova redação ao art. 47 da CLT, estabelecendo um valor maior na aplicação da multa para o empregador que mantiver empregado sem registro, sendo de:

·  R$ 3.000,00 por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência, para as empresas em geral;

·  R$ 800,00 por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência, quando se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte.

Já em relação a falta de anotações como férias, acidentes de trabalho, jornada de trabalho, qualificação civil ou profissional, além dos demais dados relativos à admissão do empregado no emprego e outras circunstâncias de proteção do trabalhador, a empresa estará sujeita a multa de:

·  R$ 600,00 por empregado prejudicado, conforme dispõe o art. 47-A da CLT.

Como não há o registro em CTPS, o empregador tampouco busca formalizar as quitações das obrigações trabalhistas e previdenciárias tais como o pagamento do salário, o registro de ponto, o pagamento de férias, 13º salário, horas extras, ou seja, ainda que tais obrigações estejam sendo cumpridas, geralmente não estão sendo formalizadas por meio de documentos.

Não havendo comprovação, ainda que tenham sido integrais ou parcialmente pagos, a empresa poderá ser obrigada a pagar novamente, pois uma vez comprovado o vínculo empregatício, é da empresa a prerrogativa de provar o pagamento.

Fonte: Blog Guia Trabalhista

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Como registrar a contratação dos empregados do jeito certo

Veja os documentos necessários para contratar, com base nas informações exigidas pela legislação vigente para efetivar admissões de empregados.

Quais são os procedimentos para contratar um funcionário?

Para efetuar a contratação de um empregado, a empresa (empregador) submete candidatos selecionados a uma determinada vaga ao processo de recrutamento - passando pela seleção e pela entrega da documentação, até a finalização da contratação com o efetivo registro do empregado.

O fechamento da contratação se dá com o registro do empregado com as devidas anotações nos livros, fichas ou sistemas informatizados, podendo variar de acordo com o procedimento adotado pela empresa, bem como na Carteira de trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado.

Destacamos que a obrigatoriedade de registro do empregado está previsto no artigo 41 da CLT:

Art. 41 - Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

Parágrafo único - Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.

A Portaria do MTE n° 41/2007 disciplina as informações que devem constar no registro e a anotação da CTPS dos empregados:

Art. 2º - O registro de empregados de que trata o art. 41 da CLT conterá as seguintes informações:

I - Nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade ?

II - número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social CTPS ?

III - número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social PIS ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público PASEP ?

IV - data de admissão ?

V - cargo e função ?

VI - remuneração ?

VII - jornada de trabalho ?

VIII - férias ? e

IX - acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.

Parágrafo único. O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração sequencial por estabelecimento.

Art. 5º - O empregador anotará na CTPS do empregado, no prazo de 48 horas contadas da admissão, os seguintes dados:

I - data de admissão ?

II - remuneração ? e

III - condições especiais do contrato de trabalho, caso existentes.

Com base nas informações exigidas pela legislação vigente para efetivar a admissão do empregado, os documentos necessários são:

§ Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS: deverá ser solicitada ao empregado para realização das anotações devidas e devolvida no prazo de 48 horas mediante a emissão de um protocolo na entrega bem como, na devolução;

§ Certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar para candidatos brasileiros do sexo masculino com idade entre 18 (dezoito) e 45 (quarenta e cinco) anos: prova de quitação com o serviço militar;

§ Certidão de Casamento e de Nascimento;

§ Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;

§ Atestado Médico Admissional: é obrigatório, devendo ser pago pelo empregador, que ficará responsável pela guarda do comprovante do custeio de todos os exames ou consultas realizadas com o empregado. Deverá ser efetuado antes do inicio das atividades;

§ Declaração de opção ou não pelo vale transporte;

§ Cadastro de Pessoa Física (CPF);

§ Cédula de Identidade (RG);

§ Título de eleitor;

§ Atestado de escolaridade

§ Se tiver filhos de até 14 (quatorze) anos de idade ou com invalidez, deverá apresentar, para recebimento do salário família:

i. Certidão de Nascimento dos filhos menores até 14 (quatorze) anos e maiores de 14 (quatorze) se incapazes ?

ii. Cartão da Criança para filhos menores de 6 (seis) anos ?

iii. Declaração de frequência escolar para filhos a partir dos 7 (sete) anos ?

iv. Comprovação da invalidez do filho ou equiparado maior de 14 (quatorze) anos de idade deve ser verificada em exame médicopericial a cargo da previdência social ?

Ainda de acordo com o artigo 1º da Portaria MTE nº 41/2007, é proibido ao empregador, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, fazer a exigência de quaisquer documentos discriminatórios para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, atestado de antecedentes criminais, exame de HIV, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez que poderão ser consideradas como danos morais ao trabalhador.

Toda a documentação acima mencionada também visa preencher todas as informações que serão exigidas no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - e-Social no evento S-2200 (Admissão de Trabalhador).

Os dados e documentos referentes às admissões de empregados deverão ser encaminhados com antecedência, pois a comunicação no e-Social deverá ser até o final do dia imediatamente anterior ao do início da respectiva prestação do serviço.

Não será mais possível a admissão de empregados por ocasião do fechamento da folha com data retroativa. Esse procedimento acarretará num aviso do sistema, confessando a informação do registro fora do prazo, sujeito à penalidades.

Na dúvida de como proceder com as atividades acima, entre em contato com uma empresa de assessoria trabalhista e previdenciária e realize uma consulta técnica.

Fonte: Exame.com

Como registrar um funcionário? Confira o passo a passo

Após o processo de seleção para o preenchimento de uma vaga, é hora de realmente efetuar a admissão do novo colaborador

Após o processo de seleção para o preenchimento de uma vaga, é hora de realmente efetuar a admissão do novo colaborador. São documentos que precisam ser anotados, contratos que devem ser assinados, requisição de exames de admissão e tantos outros procedimentos que garantem que o funcionário mantenha uma jornada amparado por lei.

Porém, para muitos empreendedores, o processo de registro gera dúvidas, já que inclui uma série de direitos e deveres, tanto da parte do empregador como do futuro empregado.

Pensando nisso, elaboramos para você um passo a passo de como registrar um funcionário na sua empresa, orientando sobre quais documentos são exigidos no ato da admissão. Acompanhe!

Passo a passo

1º - Decida que tipo de contrato irá fazer

A primeira providência que o empregador deve tomar é redigir um contrato de trabalho. Existem duas opções durante o processo de admissão:

1. Contrato de experiência: tempo que o empregado ficará em experiência por um período determinado de 45 dias, podendo ser prorrogado por mais 45 dias, somando-se 90 dias. Durante os três meses de experiência, o colaborador tem direito a salário. Caso após este período o empregador decida que não ficará com seus serviços, o empregado irá receber da empresa um quarto do 13º salário e as férias proporcionais. Via de regra, não será obrigado a pagar ao colaborador aviso prévio ou multa de 40% por motivo de rescisão, como geralmente ocorre nos contratos de trabalho definitivos.

2. Caso o empregador tenha gostado dos serviços do colaborador durante o contrato de experiência e não queira dispensá-lo, automaticamente ele se torna um contrato de trabalho. É preciso ficar atento após o encerramento do contrato de experiência. Via de regra, o empregador tem 48 horas, ou dois dias úteis, improrrogáveis, para fazer as anotações na carteira de trabalho do novo funcionário. Caso isso não aconteça, a empresa corre sérios riscos de ser autuada pela fiscalização, sendo penalizada com multas bem 'salgadas'.

2º - Requisite os documentos do empregado

Como é de responsabilidade do empregador a elaboração do contrato de trabalho, é fundamental que ele exija alguns documentos, como:

·                     Carteira de Trabalho da Previdência Social - CTPS: o empregador não poderá ficar de posse dela por mais de 48 horas. Deverão ser anotadas na CTPS a data de admissão, a remuneração e condições especiais, caso houver. Toda e qualquer alteração deverá ser solicitado ao empregado sua carteira para registrar todos e quaisquer eventos decorridos (férias, acidente de trabalho, alteração de cargos e salários, etc.).

·                     Certificado de alistamento militar: para colaboradores do sexo masculino, maiores de 18 anos.

·                     Exame admissional: uma exigência legal e obrigatória para todos os empregadores, devendo ser concedido pela empresa. É através deste exame que será analisado se o trabalhador está apto ao serviço no momento em que for admitido.

·                     Certidão de Nascimento/Casamento e declaração de dependentes: é preciso que o empregador saiba quantos dependentes o empregado tem, já que será preciso declarar estas informações no seu Imposto de Renda ou para efeitos de outros benefícios, como assistência médica e odontológica.

·                     Requisição de vale-transporte: o empregador deverá oferecer o benefício de vale-transporte e descontar uma pequena parcela do salário do trabalhador. Quanto ao valor, poderá ser pago em dinheiro ou com os próprios passes da empresa que presta serviços de transporte.

Outros documentos:

·                     Título de eleitor: exigido a partir dos 18 anos;

·                     RG;

·                     CPF;

·                     Inscrição no PIS/PASEP;

·                     Comprovante de residência;

·                     Foto 3×4.

Obrigações do empregador

O recolhimento do INSS (uma parte da previdência deverá ser paga pelo funcionário e a outra pela empresa), o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS (integralmente pago pelo empregador), além da Contribuição Sindical (paga pelo empregado), devem ser recolhidos pelo empregador.

Alguns documentos que não podem ser exigidos no ato de admissão do novo colaborador:

·                     Certidão negativa do SERASA, SPC, cartórios de protestos ou outros assemelhados;

·                     Exame de HIV (Aids);

·                     Testes, exames, laudos ou qualquer outro tipo de procedimento que evidencie esterilização ou gravidez;

·                     Certidão negativa de processo trabalhista ajuizado;

·                     Informações sobre antecedentes criminais, salvo se a atividade laboral não guardar relação com algum crime.

Fonte: Sage 

Veja os riscos de não registrar os empregados

Apesar das desvantagens da irregularidade, é comum, principalmente nas pequenas empresas, encontrar trabalhadores não registrados devidamente, como manda a lei. As alegações são diversas, variando entre a desculpa de que o empregado está em fase de experiência até a ideia de que os lucros do negócio serão maiores se os direitos trabalhistas não forem pagos.

Mas não registrar funcionários pode oferecer, em longo prazo, grandes riscos para a empresa. Confira:

Não existe experiência sem contrato

O que existe é um Contrato de Experiência cujo prazo máximo é de 90 dias. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é clara: toda pessoa que estiver à disposição do seu empregador, aguardando ou cumprindo ordens, é considerado empregado e o seu registro como tal deve ser efetuado em até 48 horas.

Se descumprir a lei, o empregador corre o risco de sofrer multas e ações trabalhistas, que seguramente lhe custarão mais caro do que a garantia dos direitos do trabalhador.

Reter a CTPS do trabalhador é ato ilícito

Outro erro comum cometido por alguns empresários é pedir a Carteira de Trabalho do funcionário e mantê-la retida no escritório até quando lhe for conveniente. Isso acontece pois em caso de fiscalização, acidente ou outra ocorrência, a empresa possa registrar o funcionário com urgência, na data que melhor lhe convier. A CTPS é um documento pessoal do trabalhador. Se o empregador a retém além das 48 horas previstas em lei, acaba cometendo ato ilícito e pode sofrer ação indenizatória.

Quem paga o período de afastamento por auxílio-doença e auxílio-maternidade?

No caso do empregado devidamente registrado, o empregador arca apenas com o salário dos primeiros 15 dias de afastamento do funcionário, ficando o período restante por conta do INSS. Porém, se durante a relação de emprego o funcionário não registrado sofrer algum acidente que o deixe impossibilitado para o trabalho, o empregador ficará obrigado a arcar com os salários do mesmo enquanto estiver parado.

Em suma: havendo a necessidade de afastamento por auxílio-maternidade, auxílio-doença ou auxílio-doença acidentário, o INSS poderá se eximir do pagamento e atribuir à empresa a obrigação de pagar por estes benefícios previdenciários, caso o funcionário não esteja registrado.

Ações trabalhistas e o ônus da prova

Como reza o dito popular, 'quem paga mal, paga duas vezes'. Durante uma contestação de uma ação trabalhista, mesmo que a empresa tente provar que não houve uma relação de trabalho, prevalece o princípio da preferência da realidade sobre a forma. Isto significa que, existindo discordância entre provas, vale mais o que acontece na prática e as testemunhas substituem documentos.

Em qualquer reclamatória, o ônus da prova recai sempre sobre a empresa, pois o trabalhador é a parte mais frágil da relação perante a justiça.

Como consequência, uma ação trabalhista pode gerar obrigações muito além das capacidades da empresa, considerando o processo de direitos pagos e não pagos durante a relação de trabalho.

Não havendo comprovantes de pagamento, a empresa terá de pagar novamente todos os direitos, considerando salários, horas-extras, férias, 13º salário, vale-transporte e adicionais (noturno, insalubridade, periculosidade), quando for o caso. Ainda assim, poderá ser condenada a arcar com os benefícios federais decorrentes de uma relação trabalhista, incluindo o pagamento do seguro desemprego na dispensa sem justa causa. Vale ressaltar que os recolhimentos do INSS não realizados, assim como o FGTS não depositado no período deverão ser pagos ao trabalhador de uma única vez, devidamente corrigidos.

Sanções administrativas

As irregularidades trabalhistas geram também sanções administrativas por parte dos órgãos fiscalizadores, que podem exigir que o representante legal da empresa assuma o comprometimento de cumprir a legislação sob pena de multa, como ocorre na assinatura do Termo de Compromisso de Ajustamento de Conduta (TAC).

O não cumprimento das exigências impede a obtenção de documentos importantes, como a Certidão Negativa de Débito do INSS (CND), Certidão de Regularidade do FGTS (CRF) e a Certidão Conjunta Negativa ou Positiva com efeitos de Negativa da Receita Federal.

Ninguém pode descumprir a lei alegando que não a conhece

Este é um dos princípios básicos, previsto no Código Civil e válido para todos os ramos do Direito. Seja pelo desejo de aumentar os lucros ou pelo simples desconhecimento da lei, o empregador que mantém trabalhadores sem registro corre o risco de ver seu negócio ser prejudicado severamente pelas obrigações decorrentes de processos trabalhistas.

Para prevenir este tipo de processo ou representa-lo nas ações trabalhistas, o ideal é contar com a assessoria de advogados experientes e capacitados, pois esses profissionais sabem qual é a melhor maneira de garantir os direitos tanto do trabalhador quanto da empresa.

Fonte: Jornal Contábil

Registro de empregados e anotações na CTPS

O Ministério do Trabalho e Emprego publicou a portaria com novas disposições, onde destaca-se:

Proibição do empregador de exigir, na contratação ou manutenção de empregados, dentre outros documentos, a Certidão Negativa de Reclamatória Trabalhista;
- É vedado ao empregador efetuar anotações que possam causar dano à imagem do trabalhador, especialmente referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento;
- O registro de empregados de prestadores de serviços poderá permanecer na sede da contratada, desde que os empregados portem cartão de identificação contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/PASEP, horário de trabalho e cargo ou função;

Abaixo o texto completo da portaria 41, MTE de 28/03/2007

O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso da competência que lhe confere o artigo 87, parágrafo único, incisos I e II da Constituição, RESOLVE:

 
Art. 1º - Proibir ao empregador que, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, faça a exigência de quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez.

Art. 2º - O registro de empregados de que trata o artigo 41 da CLT conterá as seguintes informações:
I - nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
II - número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
III - número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social (PIS) ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público (PASEP);
IV - data de admissão;
V - cargo e função;
VI - remuneração;
VII - jornada de trabalho;
VIII - férias; e
IX - acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.
Parágrafo único - O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração seqüencial por estabelecimento.

Art. 3º - O empregador poderá adotar controle único e centralizado do registro de empregados, desde que os empregados portem cartão de identificação contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/PASEP, horário de trabalho e cargo ou função.
§ 1º - O registro de empregados de prestadores de serviços poderá permanecer na sede da contratada caso atendida a exigência contida no caput deste artigo.
§ 2º - A exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de dois a oito dias, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.

 
Art. 4º - O empregador poderá efetuar o registro de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações e que:
I - mantenha registro individual em relação a cada empregado;
II - mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e
III - assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.
§ 1º - O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados.
§ 2º - As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.
§ 3º - O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos doze meses.
§ 4º - As informações anteriores a doze meses poderão ser apresentadas no prazo de dois a oito dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.

 
Art. 5º - O empregador anotará na CTPS do empregado, no prazo de 48 horas contadas da admissão, os seguintes dados:
I - data de admissão;
II - remuneração; e
III - condições especiais do contrato de trabalho, caso existentes.
§ 1º - As demais anotações deverão ser realizadas nas oportunidades mencionadas no artigo 29 da CLT.
§ 2º - As anotações poderão ser feitas mediante o uso de carimbo ou etiqueta gomada, bem como de qualquer meio mecânico ou eletrônico de impressão, desde que autorizado pelo empregador ou seu representante legal.

 
Art. 6º - O empregador poderá adotar ficha de anotações, exceto quanto às datas de admissão e de extinção do contrato de trabalho, que deverão ser anotadas na própria CTPS.
Parágrafo único - O empregado poderá, a qualquer tempo, solicitar a atualização e o fornecimento, impressos, de dados constantes na ficha de anotações.

 
Art. 7º - As anotações deverão ser feitas sem abreviaturas, ressalvando-se, ao final de cada assentamento, as emendas, entrelinhas, rasuras ou qualquer circunstância que possa gerar dúvida.

 
Art. 8º - É vedado ao empregador efetuar anotações que possam causar dano à imagem do trabalhador, especialmente referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento.

 
Art. 9º - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 
Art. 10 - Revogam-se as Portarias n^os 3.024, de 22 de janeiro de 1992; 402, de 18 de abril de 1995; 1.121, de 8 de novembro de 1995; 739, de 29 de agosto de 1997; 628, de 10 de agosto de 2000; 376, de 18 de setembro de 2002 e os artigos. 1º e 2º, §§ 2º e 3º do artigo 3º; e artigos 11, 12 e 12-A da Portaria nº 3.626, de novembro de 1991.

Centralização na Matriz dos Registros de Empregados