Em um mercado de
trabalho, cada vez mais dinâmico, as divergências e os conflitos são
características naturais, pois os desacordos de idéias, opiniões e
posicionamentos, fazem parte do comportamento individual do ser humano. Passam
a ser ingredientes fundamentais prezar pela objetividade de assuntos,
organização, pontualidade e respeito aos participantes durante uma reunião. São
elementos essenciais que geram aumento da troca de informações, bem como, no
intercâmbio de experiências para favorecer positivamente na coerente tomada de
decisões. Coloque as seguintes dicas em prática e conquiste maior
comprometimento nos acordos firmados durante uma reunião.
Realizar o convite
com antecedência - Por permitir rápida comunicação, o convite para participar
de uma reunião de trabalho, pode ser encaminhado através de um e-mail.
Entretanto, é fundamental observar que, antes de apertar o botão "enviar", será
necessário destacar o assunto principal da reunião. Revisar atentamente a
mensagem, observar a data, o local e o horário para evitar equívocos. A
presença de pessoas relacionadas ao conteúdo é imprescindível e desta maneira,
além de solicitar a confirmação de leitura da mensagem, lembre de incluir uma
pergunta sobre alguns dos itens que fazem parte do conteúdo da reunião. O
objetivo é forçar o destinatário a responder sua pergunta e paralelamente
compreender o assunto a ser abordado, o horário de início e local da reunião.
A participação
revela interesse pelo assunto - Como a pior decisão é não adotar decisão
alguma, a participação com sugestões, opiniões e apontamentos durante uma
reunião de trabalho, revela interesse pelo assunto e permite constatar
pró-atividade em gerar resultados. Além de improdutivo, ficar durante uma
reunião conversando paralelamente com outro colega, demonstra desinteresse.
Quando um fato como este ocorrer, chame o participante pelo nome, através de um
ato gentil, com o objetivo de gerar uma mudança de atitude. Se você foi
convocado para participar de uma reunião, lembre que suas idéias e sugestões
são importantes. Neste sentido, valorize sua participação e observe os
benefícios de saber ouvir com maior atenção, escrever o que você assumiu e
falar no momento apropriado.
Não seja prejudicado
pelo tempo - Pela ausência de um planejamento e de uma seqüência cronológica
dos assuntos, o tempo esgota rapidamente e metade dos assuntos acaba não sendo
comentado. Para evitar que sua reunião seja prejudicada pelo tempo, programe um
período para cada assunto. Compartilhe os assuntos, para evitar que algum participante
se torne o centro das atenções, ou se omita sobre o assunto em pauta. É
imprescindível realizar o registro dos assuntos que foram abordados, mesmo que
sejam somente os tópicos, para no futuro não ouvir de algum participante a
expressão: "Eu não sabia nada sobre este assunto".
Com o objetivo de
realizar uma reunião de trabalho mais produtiva e participativa, utilize uma
breve dinâmica, mas cuidado com a disposição do ambiente, para não colocar
nenhum participante em situação constrangedora. Ao enviar o convite aos
participantes, enalteça o motivo da reunião e busque coibir não ser prejudicado
pelo andamento de outros que não fazem parte da programação. Se você valoriza
seu tempo, não desperdice o tempo de outras pessoas. Neste sentido, lembre que ao
participar de uma reunião, outras pessoas deixarão de fazer outras atividades.
Fortaleça sua organização com as dicas apresentadas e faça a diferença.
Por Dalmir SantAnna