Profissionais da
área fiscal e tributária das empresas estão ambientados com um cenário de
infinitas entregas de obrigações nos moldes do SPED para o Fisco. E esta
realidade, a partir de 2018, passa a fazer parte da rotina também dos
profissionais de RH com o e-Social, ferramenta de entrega de obrigações
acessórias da área trabalhista.
A partir de janeiro
de 2018 a obrigatoriedade será para companhias com faturamento superior a R$ 78
milhões no ano de 2016. Entretanto, muitas empresas vêm buscando se adequar a
essa nova estrutura desde 2014, quando o e-Social foi instituído. O maior
desafio dos profissionais é a mudança cultural, que transforma o comportamento
e a dinâmica de como reportar informações ao Fisco. Por exemplo, o fato de que
todos os eventos trabalhistas, incluindo admissão, alterações contratuais,
afastamentos, desligamento entre outros aspectos que ocorrem na vida laboral de
funcionários, deverá ser registrado de forma orquestrada na base de dados
nacional do e-Social.
"Por ser complexa e
robusta, essa fase de obrigatoriedade do e-Social gera muita preocupação nos
profissionais de Recursos Humanos, principalmente com relação a qualidade dos
dados que vão ser entregues ao Fisco. O e-Social chega como uma importante
fonte de informações, uma vez que facilitará o processo de auditoria e,
consequentemente, acompanhamento de irregularidades por parte das autoridades.
Para as empresas que não conseguirem se adequar, o processamento e quitação das
obrigações rotineiras para com a administração federal, ficarão praticamente
inviáveis. Neste cenário, além das penalidades atuais existentes, o não
cumprimento de entrega da obrigação, poderá implicar na possível perda da
certidão negativa de débitos, se tornando inadimplente perante o
Fisco", alerta Victoria Sanches, Diretora de Produtos da TaxWeb, empresa
especializada em soluções para compliance fiscal.
A grande benesse do
e-Social a impactar os trabalhadores será a maior garantia com relação ao
cumprimento dos direitos trabalhistas, previdenciários, além de total
transparência relacionada ao contrato, pagamento, condições de trabalho e em
especial nos trâmites de aposentadoria, que simplificará a metodologia
burocrática atual. Já para as empresas, as vantagens giram em torno de
simplificação de processos, o que resulta em ganho de produtividade como
consequência de uma entrega única.
O e-Social chega
com a missão complexa de substituir 15 obrigações. Por isso, a fase de
preparação é longa e passa por muitas etapas, que vão desde a avaliação de
quais pontos são aplicáveis à empresa, revisando processos, sistemas,
comportamento das áreas e conteúdo das informações para convergência de dados,
tendo como principal ponto de partida a mudança cultural e necessidade de
investimento em um software de gestão. Ou seja, a adaptação atinge diversos
níveis. Desde o início de agosto o Portal e-Social disponibilizou um ambiente
de testes com foco na adaptação das empresas ao sistema e o aperfeiçoamento
da plataforma por parte do governo federal. Para o Comitê Gestor do SPED, este
é o momento para que as empresas possam aperfeiçoar seus cadastros e validar
seus sistemas antes do início da obrigatoriedade oficial do uso do e-Social em
2018.
Todavia, apesar de
ser uma medida que visa beneficiar todos os envolvidos, o e-Social é tido como
um processo complexo e que exige grande adaptação por parte das empresas. Isso
acontece, pois a partir de agora, uma série de dados precisará ser integrada e,
dentro deste contexto, ferramentas tecnológicas se tornam indispensáveis.
"O grande objetivo
do e-Social é reunir diversas informações de diferentes setores, como RH,
Departamento Pessoal, Jurídico, Medicina e Segurança do Trabalho e, tão
importante quanto realizar a entrega desta nova obrigação, é a convergência de
valores reportados em outras obrigações, tais como: SPED Contábil, ECF e
eventual paralelismo na largada com algumas obrigações atuais como DIRF e DCTF.
Sendo assim, o desafio não se limita apenas ao viés tecnológico, mas também uma
preocupação com conteúdo, qualidade e convergência das informações que serão
entregues. Aqui, se faz necessária uma ferramenta que faça uma pré-auditoria
digital de todos esses dados, validando e cruzando com outras obrigações antes
que elas sejam efetivamente enviadas ao governo", afirma a executiva.
Fonte: New Trade - O Portal do Comércio