Obrigatoriedade e Fases/Cronograma de Entrega

Conforme divulgado pelo Comitê Gestor do eSocial no dia 29/11/2017, o eSocial será entregue por fases, adotando o seguinte cronograma.

1) O eSocial possui programa validador?

Ao contrário de outras obrigações, o eSocial não possui um programa validador.

Após a entrega da declaração o eSocial primeiramente fará validação de estrutura do arquivo e posteriormente fará o processamento das informações, neste momento analisando o conteúdo declarando e consistindo com as informações existentes na base do eSocial, podendo rejeitar a declaração por alguma inconsistência.

2) Qual certificado digital posso utilizar para o eSocial?

O certificado digital utilizado no sistema eSocial deverá ser emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil.

O certificado digital poderá ser do tipo A1 ou A3 e deverão estar habilitados para a função de assinatura digital, respeitando a Política do Certificado. Está previsto para o projeto o uso de Procuração Eletrônica da RFB ou da Caixa.

3) O que são os eventos do eSocial? Quais são seus tipos?

Nada mais são do que os tipos de declarações (ou tipos de arquivos) entregues para o eSocial, são mais de 40 tipos de eventos e cada um contém seu conjunto de informações, regras e prazos de envio. Os eventos podem ser agrupados como:

Eventos Iniciais / Tabelas: São os primeiros eventos transmitidos, utilizados para identificar o Empregador, seus dados básicos tributários, seus estabelecimentos e todas as tabelas utilizadas auxiliares utilizadas em demais eventos, como por exemplo tabela de Cargos e Horários que são vinculadas aos eventos de cadastro de trabalhadores e a tabela de Rubricas utilizada nos eventos de pagamento.

Eventos Periódicos: São aqueles que possuem periodicidade definida, compostos por informações de folha de pagamento e demais fatos geradores de contribuições.

Eventos Não Periódicos: São aqueles que dependem de acontecimentos específicos, ou seja, não possuem data pré-fixada para ocorrer. São exemplos os eventos de admissão, alterações cadastrais/contratuais, afastamentos, entre outros.

4) Como os eventos são entregues?

A declaração é entregue de sistema para sistema (Folha de Pagamento x SERPRO), não é necessário instalar programas oficiais nem manipular geração de arquivos.

A entrega das declarações é feita em duas etapas:

Entrega: No momento da entrega da declaração, o eSocial fará validação básica (estrutural) do arquivo, caso ele seja aceito será devolvido um número de protocolo de entrega.

Processamento: Como arquivo aceito, ele entrará na fila para processamento (a resposta não é imediata). Neste momento serão feitas as validações do conteúdo e consistências com as informações já presentes na base do eSocial, após a validação será entregue o número de recibo de entrega.

5) Existe alguma ordem de transmissão dos eventos?

Sim, a transmissão dos eventos deve seguir uma ordem, seu desrespeito inviabiliza o envio de eventos posteriores que possuem dependência.

Por exemplo, para transmitir qualquer evento, o evento S-1000 (Dados do Empregador) já deve ter sido enviado e aceito (ter recibo de entrega) pelo ambiente oficial. Assim como para declarar um trabalhador, é necessário que outras tabelas já tenham sido entregues, pois no trabalhador estão informados Horários, Cargos, Lotações, etc.

6) Quais são os ambientes utilizados no eSocial?

O eSocial disponibiliza 2 ambientes:

Pré-produção - Ambiente de testes utilizando dados reais que serão validados, inclusive com os sistemas externos, sem efeitos jurídicos. Esta é a base que todos deverão utilizar para testar a transmissão e validação das informações antes do início da vigência e entrega oficial.

Produção - Este é o ambiente de entrega para a Base Oficial, destinado para processamento e apuração das informações do empregador que produz todos os efeitos jurídicos.

7) Quais são as etapas para iniciar a geração do eSocial?

Na prática, os procedimentos para entrega do eSocial são simples e totalmente gerenciados pelo sistema de folha de pagamento, porém como abordado anteriormente, o eSocial não possui programa validador e as declarações são processados após a entrega o que pode interferir no prazo e aceitação das declarações, o que se faz necessário grande esforço em ter os dados cadastrais corretos no sistema.

Com isso, o melhor caminho é:

- Focar no saneamento e na qualificação cadastral, uma vez que muitas ações não dependem apenas da Empresa Contábil.

- É fundamental efetuar os testes no ambiente de Pré-Produção, efetuando a entrega das declarações e sanando eventuais inconsistências antes do envio oficial,  a utilização do ambiente de testes também ajudam a conhecer o funcionamento do eSocial e as implementações efetuadas na folha de pagamento para atendimento a esta obrigação.

- Após efetuar os testes e na vigência de entrega, conforme enquadramento no cronograma do eSocial, iniciar a entrega dos eventos no ambiente de Produção.

8) Será obrigatório o CPF do dependente a partir de qual idade?

O preenchimento é obrigatório para dependentes com idade, superior ou igual a 8 anos e que sejam dependentes de IR.

9) Qual prazo de entrega dos eventos?

Cada tipo de evento pode possuir um prazo. De forma geral, os prazos respeitarão regras que asseguram os direitos trabalhistas, por exemplo no evento de admissão (S-2200) a entrega deve ser feita até 1 dia antes da data de admissão do trabalhador, já para o evento de afastamento o prazo será variável dependendo do motivo de afastamento.

Os eventos não periódicos que não possuírem prazo diferenciado, deverão ser enviados antes dos eventos mensais da folha de pagamento.

Os eventos periódicos deverão ser transmitidos até o dia 07 do mês seguinte, antecipando o vencimento para o dia útil imediatamente anterior em caso de não haver expediente bancário.

É recomendado transmitir os eventos imediatamente após a sua ocorrência. Este procedimento além garantir um maior tempo da resolução de eventuais inconsistências, uma vez que o processamento não é imediato, também impedirá possíveis inconsistências em caso de dependências de eventos (vide pergunta sobre ordem de eventos), bem como evitará tanto o represamento de eventos a serem transmitidos quanto o congestionamento no processamento dos eventos.

Por exemplo, lembrando que o processamento no Ambiente do eSocial não é imediato, ao entregar o evento de admissão de última hora, caso ele seja processado somente no dia seguinte e ele seja rejeitado, uma nova entrega já estará fora do prazo.

10) O prazo de envio do evento de desligamento por termino de contrato?

Qualquer tipo de desligamento deve ser enviado em até 10 dias a partir da data de desligamento, o mesmo é enviado através do evento S-2299, respeitando o dia 07 (data limite para transmissão da Folha de Pagamento).

11) Qual o prazo para envio do evento de Aviso Prévio?

O Evento de aviso prévio S-2250 deve ser transmitido em até 10 dias a partir da comunicação do aviso prévio e somente deverá ser enviado nos casos de aviso prévio trabalhado.

12) A partir de quantos dias de afastamento devo transmitir para o eSocial?

A partir de 3 dias de afastamento já devem ser declarados ao eSocial através do evento S-2230, sendo que os eventos de afastamento temporário devem ser informados nos seguintes prazos:

Afastamento temporário ocasionado por acidente de trabalho, agravo de saúde ou doença decorrentes do trabalho com duração não superior a 15 (quinze) dias, deve ser enviado até o dia 7 (sete) do mês subsequente da sua ocorrência.

Afastamento temporário ocasionado por acidente de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença não relacionados ao trabalho, com duração entre 3 (três) a 15 (quinze) dias, deve ser enviado até o dia 7 (sete) do mês subsequente da sua ocorrência.

Afastamento temporário ocasionado por acidente de trabalho, acidente de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença com duração superior a 15 (quinze) dias deve ser enviado até o 16º dia da sua ocorrência, caso não tenha transcorrido o prazo previsto nos itens 1 e 2.

Afastamento temporário ocasionado pelo mesmo acidente, agravo de saúde ou doença, que ocorrerem dentro do prazo de 60 (sessenta) dias e totalizar, na somatória dos tempos, duração superior a 15 (quinze) dias, independentemente da duração individual de cada afastamento, devem ser enviados, isoladamente, no 16º dia do afastamento.

Demais afastamentos devem ser enviados até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao da sua ocorrência ou até o envio dos eventos mensais de remuneração a que se relacionem.

Fonte: Robson David, Analista de Produto Sr. | Wolters Kluwer, Unidade de Negócios Fiscal e Contábil no Brasil