Como a data da entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) está chegando, nós preparamos algumas dicas importantes relacionadas à entrega da ECD. Como houve algumas mudanças para este ano, inclusive na questão da obrigatoriedade, é importante se atentar para todas as informações para que a ECD não seja entregue com erros. Confira:

1) Qual a primeira informação que deve ser avaliada antes de começarem as verificações na ECD atual?

A maioria das empresas, ao elaborar e transmitir a ECD, esquecem que há um vínculo direto com aECD de período anterior e a ECF de mesmo período.

As informações contidas na ECD de um determinado período precisam estar coerentes com a ECD do período anterior. Como exemplo, os saldos iniciais das contas contábeis da ECD de 2017 devem corresponder aos saldos finais do período anterior, no caso, 2016.

A dica é já verificar possíveis erros/incoerências no arquivo da ECD de 2016 na elaboração da ECD de 2017, visto que, se for preciso a retificação do arquivo, a partir das mudanças da ECD por meio da Instrução Normativa nº 1.774/2017, só será admitida a substituição da ECD até o fim do prazo de entrega relativo ao ano-calendário subsequente, ou seja, só será admitida a retificação da ECD de 2016 até 30/05/2018.

2) Com relação ao plano de contas, qual a dica importante a ser destacada?

A dica é a empresa cadastrar o plano de contas utilizado pela empresa no Registro I050. A partir desta informação, o declarante pode estabelecer uma relação (DE-PARA) entre as contas analíticas do plano de contas da empresa e um plano de contas padrão (RFB), que é o plano de contas referencial, e esse vínculo se dá pelo registro I051.

Apesar do registro I051 não ser obrigatório na ECD, a falta de informação do plano de contas referencial impede total ou parcialmente o cruzamento de informações entre os arquivos da ECD e outras declarações acessórias (EFD, ECF, etc.).

3) Quando ocorre a mudança de contador ou do plano de contas no meio do período, como a empresa deve proceder?

Nos dois casos, deverão ser entregues duas ECD's. Na mudança de contador, isso serve para que cada contador assine o período pelo qual é responsável técnico. Em relação ao plano de contas, para que cada arquivo corresponda ao plano de contas referente a cada período.

O contador que assumir a contabilidade da empresa, ao entregar a ECD, deverá realizar o vínculo das contas da ECD entregue pelo primeiro contador com as contas atuais. Esse vínculo deve ser feito por meio do registro I157, informando as transferências de saldos das contas ou realizando os ajustes de forma manual.

Exemplo:

Houve a mudança de contador em 30/06. O primeiro contador deverá gerar a ECD de 01/01 até 30/06, e o segundo contador irá gerar a ECD de 01/07 até 31/12. O segundo contador deve gerar, na segunda ECD, os registros I157, transferindo os saldos de cada conta utilizado pelo contador antigo para as novas contas utilizadas pelo contador atual.

4) Como proceder quando o encerramento na ECD for diferente da ECF?

Na ECD, obrigatoriamente há o encerramento anual, e a maior parte dos declarantes, por não ter a obrigatoriedade do encerramento trimestral, só fazem o encerramento anual mesmo.

Na ECF,em alguns casos, os encerramentos são trimestrais, como no caso das empresas de Lucro Presumido e Real Trimestral, que seguem a legislação do Imposto de Renda.

Quando é recuperada a ECD na ECF, ocorre conflito dos saldos das contas devido ao encerramento diferente.

Para que não ocorra estas diferenças de saldos, assim como o próprio Manual orienta, nada impede que, no mesmo livro, existam quatro conjuntos de demonstrações trimestrais e a anual.

No entanto, se optar por manter a escrituração com encerramento diferente, poderá proceder com ajustes diretamente na ECF.

5) Qual a orientação em relação à assinatura da ECD?

Toda ECD deve ser assinada, independentemente das outras assinaturas, por um contador/contabilista e por um responsável pela assinatura da ECD. A assinatura é identificada no registro J930.

O contador/contabilista deve utilizar um e-PF ou e-CPF. A assinatura pelo responsável pode ser através de um e-PJ ou um e-CNPJ que coincida com o CNPJ da empresa ou não, que neste caso, deverá corresponder ao procurador eletrônico do declarante perante à RFB.

Pode também o responsável assinar com e-PF ou e-CPF, desde que corresponda ao representante legal ou ao procurador eletrônico do declarante perante à RFB.

A assinatura pode ser realizada por mais de dois signatários, a depender dos obrigados à assinatura da contabilidade do declarante por força do Contrato Social.

Fonte: e-Auditoria