Reunião tem que ter hora
para começar e hora para acabar
Quantas reuniões eu
tenho hoje? Você acha que esta frase parte da sua rotina? Pois bem, não adianta
menosprezá-las. As reuniões fazem parte do nosso dia a dia e são essenciais
para estabelecermos uma comunicação com a equipe e clientes. Quando são bem
executadas por todos participantes, elas se tornam uma ferramenta importante
para o bom andamento dos projetos e na resolução de problemas de forma
coletiva, além de trazerem vantagens valiosas aos profissionais, por meio de um
ambiente ideal para a troca de ideias e sugestões sobre um determinado assunto,
abrindo espaço para que todos os participantes possam contribuir com opiniões e
sugestões.
No final das contas, todos ganham com boas reuniões
corporativas. Mas, a grande questão está na organização, na forma e na duração
em que elas são feitas. Com a vida no ambiente de trabalho é
atribulada é preciso otimizar os encontros na resolução de questões de forma
planejada, estruturada e efetiva. As reuniões não precisam ser longas e
cansativas, basta manter o foco e a produtividade e elas também contribuem na
diminuição do stress, ansiedade e traz mais segurança e calma para a rotina
profissional.
Vamos a algumas dicas que podem servir como guia:
- Desligue o celular
Sim, desligue. Um dos grandes motivos de reuniões sem resultados efetivos, são
as distrações durante esse período e um dos principais motivos é o celular. Ele
é uma desatenção constante, tirando o foco do tema principal. Tenham em mente
que não serão alguns minutos que prejudicarão alguma tomada de decisão, além de
ser falta de educação para quem está liderando a discussão.
- O segredo está no planejamento
Tenha cuidado com a preparação e o planejamento. As vezes a pauta tem dois,
três, quatro assuntos a serem discutidos. Foque no principal, conforme o motivo
do encontro. Uma forma de facilitar essa escolha é compartilhar com a equipe o
tema da reunião, deixando claro por que que ela foi marcada, apresentando um
roteiro a ser discutido e o que cada um pode contribuir. Esses são aspectos que
devem ser determinados antes mesmo de se marcar um encontro.
- Participantes
Selecione seu público. Os participantes devem ser apenas os envolvidos diretos.
Cuidadosamente, certificar-se de que as pessoas que irão participar da reunião
precisam estar presentes de forma efetiva. Normalmente, elas distribuem os
resultados do encontro com os profissionais indiretamente ligados aos objetivos
tratados. Resista à tentação de convidar mais pessoas do que o necessário.
- Horário
Uma reunião de trabalho deve ter hora para começar e para acabar. A primeira
coisa que se deve fazer é comunicar a equipe a duração estimada. O responsável
deve estar presente antes do tempo marcado, e, principalmente, iniciar a
conversa no horário previsto. Uma recomendação positiva é iniciar as reuniões
no início da manhã ou início da tarde, mas preste atenção para que elas não
aconteçam muito mais no final do expediente, pois os funcionários tendem a
ficar ansiosos para encerrar mais um dia de trabalho e muitas vezes.
E não se esqueça: mais
importante do que executar as pendências, é fazer o follow-up de tudo o que
está pendente. É fundamental que se acompanhe tudo o que foi combinado na
reunião, de modo que assegure a execução de todos os trabalhos e que acima de
tudo, se apresente com qualidade. É legal agradecer a todos pelo tempo
dedicado, pois de forma clara e transparente, o profissional deve executar suas
tarefas com produtividade e empenho! Mãos à obra, pois as reuniões de trabalho
acontecem a todo momento!
Fonte: Exame - Sofia Esteves