De acordo com as estatísticas do SINAC, ao todo são cerca de 12.228.301 empresas Optantes pelo Simples Nacional. Para estes, o mês de janeiro/2019 marca o início de obrigatoriedade do eSocial, a mais nova forma de cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, criada pelo Governo Federal.

Quem está obrigado ao eSocial?

Segundo o MOS (Manual de Orientação do eSocial) "todo aquele que contratar prestador de serviço pessoa física e possua alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, em função dessa relação jurídica de trabalho, inclusive se tiver natureza administrativa, conforme a legislação pertinente, está obrigado a enviar informações decorrentes desse fato por meio do eSocial".

Estão obrigados ainda os contribuintes que adquirem ou comercializam produção rural, e também os contribuintes na situação "sem movimento", conforme item 10 do MOS. Excetuam-se dessa obrigatoriedade:

a) a pessoa física que, no início da obrigatoriedade do eSocial, encontra-se na situação "Sem Movimento", enquanto essa situação perdurar;

b) o MEI sem empregado que não possua obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária;

c) os Fundos de Investimento, os quais não são revestidos de personalidade jurídica e, portanto, não podem contratar. As informações devem ser prestadas pela instituição financeira administradora do fundo.

Grupos de Empresas

Visando facilitar a adaptação das empresas o Governo separou a obrigatoriedade em grupos de empresas distintas. Vejamos quais são esses grupos:

·                     Grupo 1: Empresas com faturamento no ano de 2016 superior a R$ 78 milhões;

·                     Grupo 2: Empresas com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões;

·                     Grupo 3: Empresas Optantes pelo Simples Nacional, Microempreendedores Individuais, Empresas sem Fins Lucrativos e Empregadores Pessoa Física;

·                     Grupo 4: Administração Pública, Organizações Internacionais e Outras Instituições Extraterritoriais.

Cronograma de Implantação

Segundo a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 5, de 2 de Outubro de 2018, estes são os prazos de início de obrigatoriedade dessa obrigação:

Dessa forma, desde 10 de janeiro de 2019 as empresas do Simples Nacional devem enviar suas informações para o eSocial.

Fases de Implantação

Em razão do grande volume de informações exigidas nesta nova obrigação acessória, o Governo dividiu sua implantação em fases distintas. Vejamos quais são estas fases:

·                     1ª Fase: Cadastro do Empregador e Tabelas;

·                     2ª Fase: Eventos não Periódicos (admissões, afastamentos, desligamentos, entre outros);

·                     3ª Fase: Eventos Periódicos (folha de pagamento, férias, 13º salário, dentre outros);

·                     4ª Fase: Substituição da GFIP;

·                     5ª Fase: Dados de Saúde e Segurança do Trabalhador (SST).

Agora vou te apresentar como fica o cronograma das fases do eSocial para as empresas do 3º Grupo:

1ª Fase: Cadastro do Empregador e Tabelas

Na primeira fase deverão ser enviadas as informações que identificam a empresa, o estabelecimento, assim como também os eventos de tabelas, que são as informações cadastrais necessárias para a composição dos demais eventos do eSocial.

Por exemplo, para que você envie o cadastro do empregado (evento S-2200), você precisa ter transmitido o cargo deste trabalhador (evento S-1030), a sua jornada de trabalho (evento S-1050), e assim por diante.

Da mesma forma, para enviar a folha de pagamento (eventos S-1200/S-1210) é necessário primeiro ter transmitido, para o Ambiente Nacional, o cadastro dos empregados (evento S-2200), e o cadastro das rubricas (evento S-1010).

Como podemos perceber, existe uma sequência lógica na transmissão dos dados. E é nisso que o eSocial se baseia quando cria as fases de implantação. Logo, o cadastro do empregador, e suas tabelas, é pré-requisito para o envio dos demais eventos, e por isso corresponde ao primeiro grupo de informações a serem transmitidas para o Governo.

Para as empresas do 3º Grupo o prazo iniciou-se em 10 de janeiro de 2019 e termina em 09 de abril de 2019, data que antecede a entrada da segunda fase (eventos não periódicos).

Quais são os eventos da primeira fase?

A primeira fase contempla os seguintes eventos:

·                     S-1000 - Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público

·                     S-1005 - Tabela de Estabelecimentos, Obras de Construção Civil ou Unidades de Órgãos Públicos

·                     S-1010 - Tabela de Rubricas

·                     S-1020 - Tabela de Lotações Tributárias

·                     S-1030 - Tabela de Cargos/Empregos Públicos

·                     S-1035 - Tabela de Carreiras Públicas (para Órgãos Públicos)

·                     S-1040 - Tabela de Funções/Cargos em Comissão (facultativo)

·                     S-1050 - Tabela de Horários/Turnos de Trabalho

·                     S-1070 - Tabela de Processos Administrativos/Judiciais

·                     S-1080 - Tabela de Operadores Portuários

Como podemos observar, o cadastro dos trabalhadores ativos e as novas admissões não fazem parte da primeira fase, logo, são classificados como "eventos não periódicos", ou seja, eles serão enviados apenas a partir da segunda fase, conforme o cronograma de obrigatoriedade definido pelo Governo.

Como acessar o eSocial?

A transmissão das informações para o eSocial será feita de forma online, e dessa forma as empresas não precisarão baixar qualquer programa validador, como faziam antes ao enviar, por exempo, a GFIP, o CAGED, etc.

Contudo, o Governo disponibilizou dois módulos Web para as empresas, o módulo Web Geral e o módulo Web MEI.

O Web Geral é uma ferramenta auxiliar destinada à inserção de dados no eSocial e foi pensado para permitir às empresas o cumprimento das obrigações legais em situações de contingência ou indisponibilidade do seu próprio software. No entanto, ele não pretende substituir os sistemas próprios das empresas.

Sendo assim, as empresas em geral utilizarão o seu próprio sistema de folha para transmitir os eventos para o eSocial, e poderão consultar as informações transmitidas por meio do módulo Web Geral.

Já o módulo Web MEI é uma ferramenta destinada à inserção de dados no eSocial e foi pensado para permitir aos Microempreendedores Individuais o cumprimento das obrigações legais, pois permite a consulta, a inclusão, alteração, retificação e exclusão de eventos transmitidos para o eSocial, de forma integrada, customizada e sem a necessidade de desenvolver sistemas próprios.

Como fazer o login?

O acesso ao eSocial será feito por meio do seu endereço eletrônico. 

O usuário poderá utilizar certificado digital* do tipo A1 ou A3, e para os empregadores não obrigados ao uso de certificado será possível utilizar o código de acesso.

São eles:

·                     o Microempreendedor Individual - MEI com empregado, o segurado especial e o empregador doméstico;

·                     a Microempresa - ME e a Empresa de Pequeno Porte - EPP optantes pelo Simples Nacional, que possuam até 01 empregado, não incluídos os empregados afastados em razão de aposentadoria por invalidez.

É hora de se capacitar e se especializar em departamento pessoal e eSocial

Como você pode perceber, o eSocial traz muitas mudanças importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de implantação do programa se aproximando.

*Nota M&M: A Safeweb possui postos de emissão de certificados digitais na sede da M&M (Zona Norte de Porto Alegre), no centro da capital gaúcha, no centro de Gravataí (RS) e no centro de Glorinha (RS). Informe-se mais pelo telefone (51) 3349-5080 ou pelo e-mail: certificado@mmcontabilidade.com.br

Fonte: Fortes Tecnologia, com adaptações e nota da M&M Assessoria Contábil.