Em diversos segmentos empresariais, industriais e em mercados cada vez mais dinâmicos, a celeuma e os conflitos são características naturais, pois haverá divergências de ideias, opiniões, visões, posicionamentos e histórico funcional. Prezar pela objetividade de assuntos, organização, pontualidade, produtividade e respeito aos participantes de uma reunião de trabalho, contribui para gerar pensamentos positivos sobre mudanças necessárias e a aplicabilidade de novas estratégias. A troca de informações o controle do tempo e o intercâmbio de experiências, estarão favorecendo positivamente para a coerente tomada de decisões estratégicas, gerando maior comprometimento nos acordos firmados durante uma reunião produtiva de trabalho.

A participação revela o interesse pelo assunto - Como a pior decisão é não adotar decisão alguma, a participação com sugestões, opiniões e apontamentos durante uma reunião de trabalho revela interesse pelo assunto, permitindo ao líder constatar pró-atividade em gerar resultados. Além de negativo, ficar durante uma reunião conversando paralelamente com outro colega demonstra desatenção e desinteresse. Quando este fato ocorre, o líder deve chamar o participante pelo nome através de um ato gentil para gerar uma mudança de atitude. A sua convocação para participar da reunião demonstra que suas ideias e sugestões são importantes e interessantes, desta maneira, valorize a sua participação observando a relevância de saber ouvir e falar no momento correto.

Realizar o convite por e-mail - Por permitir rápida comunicação e coerência com os avanços tecnológicos, o convite para participar de uma reunião de trabalho pode ser encaminhado através de um e-mail. Entretanto, é fundamental observar que, antes de apertar o botão "enviar", é necessário destacar o assunto principal que será abordado na reunião e também revisar atentamente a mensagem observando a data, o local e o horário da reunião, coibindo inclusive erros gramaticais e palavras equivocadas. Para gerar maior comprometimento nas reuniões de trabalho, a presença de pessoas relacionadas ao conteúdo será imprescindível e desta maneira, além da confirmação de leitura da mensagem, lembre de incluir uma pergunta sobre alguns itens do conteúdo que será abordado neste encontro. O destinatário terá conhecimento do assunto a ser abordado, horário de início e consequentemente estará com maior compromisso em participar da reunião.

Não seja prejudicado pelo tempo - Pela ausência de um planejamento e falta de uma sequência cronológica dos assuntos que serão abordados em uma reunião de trabalho, há a impressão que o tempo esgota rapidamente e que metade dos assuntos não são comentados. Para evitar que sua reunião seja prejudicada pelo tempo, faça o registro das informações da reunião em uma agenda ou em uma folha devidamente preparada com antecedência, contando com uma introdução da data, horário, participantes e tema central da reunião para posterior arquivo. Programe um tempo para cada assunto, compartilhe os assuntos de maneira a evitar que algum participante se torne o centro das atenções, bem como, algum outro participante se omita de tudo o que está sendo comentado. É imprescindível realizar o registro dos assuntos que foram abordados e que foram acordados para, posteriormente, não cometer o equívoco de responder: "Eu não sabia nada sobre este assunto!".

Com o intuito de realizar uma reunião de trabalho mais produtiva e participativa, utilize uma breve dinâmica, de acordo com a disposição do ambiente, das cadeiras e das mesas. Outra dica interessante é iniciar a reunião com um pensamento motivacional para gerar uma reflexão. Ao realizar o convite aos participantes, deixando evidenciado o motivo da reunião e coibindo não ser prejudicado pelo tempo, o desempenho, a produtividade e o envolvimento dos assuntos a serem tratados, estarão permitindo dinamismo e maior comprometimento.

Por Dalmir Sant'Anna