A  Portaria da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho (SEPT) 211/2019  estabeleceu que é considerada válida a utilização de certificação digital no padrão ICP-Brasil, para a criação e assinatura eletrônica dos seguintes documentos:

·                     Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO;

·                     Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA;

·                     Programa de Gerenciamento de Riscos - PGR;

·                     Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil - PCMAT;

·                     Programa de Proteção Respiratória - PPR;

·                     Atestado de Saúde Ocupacional - ASO;

·                     Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural - PGSSMTR;

·                     Análise Ergonômica do Trabalho - AET;

·                     Plano de Proteção Radiológica - PRR;

·                     Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;

·                     Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;

·                     Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;

·                     Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.

O arquivo eletrônico que contém os documentos acima mencionados deve ser apresentado no formato "Portable Document Format" - PDF de qualidade padrão "PDF/A-1", descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, devendo o empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho.

Será considerada válida a guarda em meio eletrônico dos documentos descritos acima, assinados no padrão da ICP-Brasil (ou assinados manualmente), inclusive os anteriores à vigência desta Portaria, pelo período correspondente exigido na legislação própria, em especial para os fins de fiscalização quanto ao cumprimento, por parte do empregador, das obrigações de segurança e saúde no trabalho.

A forma de assinatura, guarda e apresentação de documentos listados acima é inicialmente facultativa, tornando-se obrigatória nos seguintes prazos, contados da vigência da mencionada portaria:

I - 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais;

II - 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte; e

III - 2 (dois) anos, para as demais empresas.

Nota: Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada.

Fonte: Portaria da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho (SEPT) 211/2019.