O Departamento
Nacional de Registro Empresarial e Integração (Drei), do Ministério da
Economia, publicou, esta semana, no Diário Oficial da União (DOU), a Instrução
Normativa (IN) DREI/SGD/ME nº 82, de 19 de fevereiro de 2021. O documento
estabelece os procedimentos para autenticação automática dos livros contábeis
ou não dos empresários individuais, das empresas individuais de
responsabilidade limitada - Eireli, das sociedades, bem como dos livros dos
agentes auxiliares do comércio. A partir da publicação, o processo será
realizado de forma digital.
Na Instrução
Normativa, são destacados alguns dos objetivos da iniciativa, que são voltados
para a simplificação e agilização da autenticação dos livros empresariais, como
aponta o texto: "Simplificar, uniformizar, modernizar e automatizar os
procedimentos relativos à autenticação dos termos de abertura e de encerramento
dos instrumentos de escrituração contábil, dos livros sociais e dos livros dos
agentes auxiliares do comércio."
Para a confecção
do documento, o Drei realizou uma consulta pública. O Conselho Federal de
Contabilidade (CFC) participou enviando sugestões por meio do Ofício nº
031/2021 CFC-Direx, no qual fez as suas contribuições.
Um dos pontos
apresentados pelo CFC e que aparece na Instrução Normativa, no Art. 17, trata
dos erros no preenchimento dos livros. De acordo com o texto da Instrução
Normativa, "os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados
com erro material, mediante iniciativa da Junta Comercial ou do titular da
escrituração", determina. O documento ainda reforça que a correção do
lançamento feito com erros, nos livros já autenticados pela Junta Comercial,
deverá ser realizada nos livros de escrituração do exercício em que foi
constatada a ocorrência do problema, de acordo com as Normas Brasileiras de
Contabilidade. Por fim, a Instrução Normativa destaca que os livros já autenticados
pela Junta Comercial não serão substituídos por outros, de mesmo número ou não,
contendo a escrituração corrigida.
Outro assunto
abordado no documento são os termos de abertura e de fechamento. De acordo com
o texto, esses deverão ser assinados pelo interessado ou procurador e por um
contador, quando for o caso. A assinatura do profissional da contabilidade
deverá vir acompanhada do número de sua inscrição no Conselho Regional de
Contabilidade (CRC).
Sobre as
novidades no que se refere aos livros digitais, o CFC faz um alerta aos
profissionais da contabilidade: a permissão para autenticação de balanços
avulsos não dispensa a existência de escrituração contábil. "Embora a Instrução
Normativa informe que é possível as Juntas Comerciais registrarem balanços
avulsos, ou seja, registrar o balanço independentemente do registro do livro
diário correspondente, não precisando mencionar sequer em quais páginas do
livro diário esse balanço está transcrito, isso não significa que se possa
realizar balanços patrimoniais sem ter escrituração contábil. Isso é proibido.
Não se pode ter um balanço avulso sem ter uma escrituração contábil regular",
ressalta o presidente do CFC, contador Zulmir Breda.
A seguir, o
texto completo da referida Instrução Normativa.
INSTRUÇÃO NORMATIVA DREI/SGD/ME Nº 82, DE 19 DE
FEVEREIRO DE 2021
Institui os procedimentos para autenticação dos
livros contábeis ou não dos empresários individuais, das empresas individuais
de responsabilidade limitada - Eireli, das sociedades, bem como dos livros dos
agentes auxiliares do comércio.
O DIRETOR DO DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGISTRO
EMPRESARIAL E INTEGRAÇÃO, no uso das atribuições que lhe confere o art. 4º,
incisos II e III, da Lei nº 8.934, de 18 de novembro de 1994, e
CONSIDERANDO as disposições contidas no inciso III
do art. 32 e nos arts. 39-A e 39-B da Lei nº 8.934, de 1994; no inciso I do
art. 78 do Decreto nº 1.800, de 30 de janeiro de 1996; no art. 14 do
Decreto-Lei nº 486, de 3 de março de 1969, regulamentado pelo Decreto nº
64.567, de 22 de maio de 1969; no Decreto-Lei nº 305, de 28 de fevereiro de
1967; e nos arts. 1.179 a 1.195 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002;
CONSIDERANDO o desenvolvimento tecnológico que
permite o registro e o lançamento de atos e fatos das empresas de forma eletrônica,
garantindo a segurança, a inviolabilidade e a autenticidade dos instrumentos
submetidos à autenticação;
CONSIDERANDO a necessidade de simplificar,
uniformizar, modernizar e automatizar os procedimentos relativos à autenticação
dos termos de abertura e de encerramento dos instrumentos de escrituração
contábil, dos livros sociais e dos livros dos agentes auxiliares do comércio,
resolve:
Art. 1º Esta Instrução Normativa consolida as
normas e diretrizes gerais acerca dos procedimentos a serem observados para a
autenticação de que tratam os arts. 32, inciso III, e 39, inciso I, da Lei nº
8.934, de 18 de novembro de 1994, sem prejuízo da legislação específica
aplicável à matéria.
Parágrafo único. As disposições desta Instrução
Normativa aplicam-se às filiais, sucursais ou agências, no Brasil, do
empresário ou sociedade com sede em país estrangeiro.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 2º Serão submetidos à autenticação da Junta
Comercial os termos de abertura e de encerramento de qualquer instrumento de
escrituração que o interessado julgue conveniente adotar, segundo a natureza e
o volume de seus negócios, inclusive, livros não obrigatórios.
§ 1º A autenticação da Escrituração Contábil
Digital - ECD, por meio do Sistema Público de Escrituração Digital - SPED,
desobriga qualquer outra autenticação, nos termos do § 2º do art. 78-A do
Decreto nº 1.800, de 30 de janeiro de 1996.
§ 2º O balanço patrimonial contido em livro
contábil poderá, a critério exclusivo do interessado, ser arquivado no âmbito
das Juntas Comerciais, devendo a análise se ater às formalidades legais e
extrínsecas do documento.
§ 3º Para os fins do § 2º deste artigo, não há
obrigatoriedade de indicação dos dados do livro do qual foi extraído o
respectivo balanço.
Art. 3º Os livros de que trata o art. 1º deverão
ser exclusivamente digitais, podendo ser produzidos ou lançados em plataformas
eletrônicas, armazenadas ou não nos servidores das Juntas Comerciais.
Parágrafo único. Os sistemas eletrônicos utilizados
devem garantir, no mínimo, a segurança, a confiabilidade e a inviolabilidade
dos dados.
Art. 4º As Juntas Comerciais adaptarão seus
sistemas para recepcionar os livros ou seus dados, inclusive os livros
societários e os livros dos agentes auxiliares, de modo que, após a entrada em
vigor desta Instrução Normativa, não deverão ser apresentados para autenticação
novos livros em papel, preenchidos ou em branco.
§ 1º Os termos de abertura e de encerramento
deverão ser assinados com qualquer certificado digital emitido por entidade
credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil ou
qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em
forma eletrônica, nos termos do § 2º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2,
de 24 de agosto de 2001, e da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020.
§ 2º Os arquivos dos livros digitais não
ultrapassarão o tamanho a ser estabelecido pela Junta Comercial, de acordo com
a sua capacidade tecnológica.
§ 3º O armazenamento dos livros nos servidores das
Juntas Comerciais, nos termos do caput, poderá perdurar pelo prazo de 30 dias,
nos termos do parágrafo único do art. 39 da Lei nº 8.934, de 1994.
CAPÍTULO II
dos termos de abertura e encerramento
Art. 5º Os livros contábeis ou não conterão termos
de abertura e de encerramento, que indicarão:
I - Termo de abertura:
a) a finalidade a que se destina o livro (nome do
livro);
b) o número de ordem;
c) o nome empresarial;
d) o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ;
e) o município da sede ou filial;
f) o número e a data do arquivamento dos atos
constitutivos na Junta Comercial; e
g) a data e as assinaturas;
II - Termo de encerramento:
a) a finalidade a que destinou o livro (nome do
livro);
b) o número de ordem;
c) o nome empresarial;
d) o período a que se refere a escrituração; e
e) a data e as assinaturas.
§ 1º Em se tratando de agentes auxiliares do
comércio, o livro deverá conter, além da finalidade a que destina e o número de
ordem, o nome civil, o número de matrícula, o número do Cadastro de Pessoas
Físicas - CPF, a data e a assinatura.
§ 2º As juntas comerciais, de forma automatizada,
poderão fazer constar dados adicionais nos termos de abertura e encerramento.
§ 3º Ocorrendo o corrompimento de quaisquer dos
instrumentos de escrituração, após observadas as disposições do Decreto-Lei nº
486, de 3 de março de 1969, e recomposta a escrituração, o novo instrumento
receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de
Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
Art. 6º Os termos de abertura e de encerramento
deverão estar devidamente assinados pelo respectivo interessado ou procurador e
por contabilista legalmente habilitado, quando for o caso, com indicação do
número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC.
§ 1º No caso de interessado pessoa jurídica, pode
ser utilizada a assinatura eletrônica dela.
§ 2º No caso de assinatura por procurador, o
instrumento de mandato, com os poderes necessários, poderá:
I - ser ou estar arquivado na Junta Comercial em
processo separado, de modo que deverá ser anotado nos registros de autenticação
de livros, o número do arquivamento da procuração; ou
II - ser anexado ao pedido de autenticação do
respectivo livro, a fim de instruir a análise, podendo ser mantida a sua imagem
no histórico da sociedade para eventuais confrontos.
§ 3º Se o procurador for o próprio contabilista,
será necessária apenas a sua assinatura, nos termos do caput.
capítulo iii
DA AUTENTICAÇÃO
Art. 7º A autenticação dos instrumentos de
escrituração consiste na verificação das formalidades extrínsecas dos dados
contidos nos termos de abertura e encerramento.
§ 1º A autenticação dos instrumentos pela Junta
Comercial não a responsabiliza pelos fatos e atos neles escriturados, não sendo
de competência dos órgãos de registro a análise das formalidades intrínsecas
neles contidas.
§ 2º O contabilista legalmente habilitado e o
interessado são responsáveis pelo conteúdo do documento digital entregue.
§ 3º Não é de competência das Juntas Comerciais a
verificação da sequência do número de ordem do instrumento e do período da
escrituração, de modo que a autenticação independe da apresentação à Junta
Comercial de outro(s) livro(s) anteriormente autenticado(s).
Art. 8º Lavrados os Termos de Abertura e de
Encerramento, os livros devidamente escriturados e de caráter obrigatório,
salvo disposição especial de lei, deverão ser submetidos à autenticação pela
Junta Comercial:
§ 1º A Junta Comercial procederá às autenticações
previstas nesta Instrução Normativa por termo, que conterá:
a) identificação: Termo de Autenticação;
b) declaração: declaro a exatidão dos Termos de
Abertura e Encerramento do livro digital de características abaixo, por mim
examinado e conferido;
c) identificação do arquivo, composta por hash da
escrituração e hash do requerimento;
d) identificação da escrituração, composta por
sigla da unidade da federação, nome empresarial, CNPJ, forma da escrituração,
data de início e data de término da escrituração, natureza e número de ordem do
livro;
e) informação dos requerentes, compreendendo: CPF,
nome e cargo;
f) identificação dos signatários da escrituração;
g) número de autenticação;
h) número da versão do Termo de Autenticação;
i) localidade;
j) número e a data de autenticação; e
k) hash do Termo de Autenticação e assinatura
eletrônica do autenticador.
§ 2º O termo de autenticação deverá ser assinado
por servidor devidamente habilitado com qualquer certificado digital emitido
por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira -
ICP-Brasil ou utilizar qualquer outro meio de comprovação da autoria e
integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos do § 2º do art. 10 da
Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, e da Lei nº 14.063, de
23 de setembro de 2020.
Art. 9º Cabe às Juntas Comerciais manter o controle
dos instrumentos de escrituração autenticados, por meio de sistemas de registro
próprios, que deverão conter, pelo menos, os seguintes dados:
I - nome empresarial ou nome civil, conforme o
caso;
II - número de ordem;
III - finalidade;
IV - período a que se refere a escrituração;
V - data e número de autenticação do instrumento de
escrituração;
VI - número do arquivamento da procuração e data de
seu término ou o número do arquivamento do instrumento que autoriza a
assinatura do livro; e
VII - Termo de Autenticação, conforme § 1º do art.
8º desta Instrução.
Parágrafo único. Em relação ao legado de livro
papel e em microficha, adicionalmente ao disposto nos incisos I a VI:
a) o número de folhas ou páginas ou número de
fotogramas, conforme o caso; e
b) as assinaturas dos autenticadores, para
eventuais averiguações ou confrontos.
Seção I
Autenticação Automática
Art. 10. A autenticação dos termos de abertura e encerramento,
preenchidos nos moldes do art. 5º, deverá ser deferida de forma automática
quando o interessado declarar que cumpriu todas as formalidades legais, nos
moldes do Anexo, bem como apresentar o comprovante de pagamento da guia de
arrecadação.
§ 1º A declaração de que trata o caput deverá
constar do termo de abertura.
§ 2º A comprovação da autenticação será realizada,
por meio eletrônico, mediante recibo emitido pelo sistema público
disponibilizado pela Junta Comercial.
§ 3º A autenticação dos instrumentos de
escrituração pela Junta Comercial não a responsabiliza pelos fatos e atos neles
escriturados.
Art. 11. O sistema informatizado utilizado pela
Junta Comercial deve impedir que dados cadastrais sejam alterados quando do
preenchimento dos dados complementares, a fim de evitar divergência entre eles.
CAPÍTULO IV
DAS DISPOSIÇÕES ESPECÍFICAS
Art. 12. Os livros relativos a períodos anteriores
poderão ser assinados pelos responsáveis pela escrituração no período a que ela
se refere, ou pelos atuais responsáveis.
Art. 13. No caso de escrituração contábil
descentralizada, o empresário individual, a Empresa Individual de
Responsabilidade Limitada - Eireli e as sociedades que possuírem filial em
outra unidade federativa deverão requerer a autenticação dos instrumentos de
escrituração respectivos à Junta Comercial onde a filial estiver situada.
Parágrafo único. Os Termos de Abertura e de
Encerramento deverão atender ao disposto nos arts. 5º e 6º desta Instrução
Normativa, conforme o caso, sendo que os dados deverão referir-se à filial e a
data de arquivamento deverá referir-se ao ato de abertura da filial na Junta
Comercial da unidade federativa onde esta se localizar.
Art. 14. No caso de transferência de sede para
outra unidade da federação ou de conversão, a autenticação dos instrumentos
ainda não apresentados poderá ser realizada pela Junta Comercial ou Cartório de
origem, até o exercício em que ocorreu a transferência ou conversão, ou na
Junta Comercial de destino, independentemente do período de escrituração
constante do livro.
Art. 15. No caso de cisão, fusão e incorporação
deverão ser apresentados livros contendo os fatos contábeis ocorridos até a
data do evento para autenticação na Junta Comercial.
§ 1º Em se tratando de transformação deverá ser
dada sequência aos respectivos livros, contudo, devem constar dos termos de
abertura e de encerramento os dados relativos ao novo tipo jurídico.
§ 2º Os instrumentos de escrituração de uma
sociedade podem ser transferidos para outra que a suceda, nos termos do art. 9º
do Decreto-Lei nº 486, de 1969.
§ 3º Para os efeitos do § 2º deste artigo, deverá
ser aposto, após o último lançamento, termo de transferência, que deverá
conter, além dos requisitos exigidos para o termo de abertura, a indicação do
nome da empresa sucessora, o número e a data do arquivamento do instrumento de
sucessão.
Art. 16. No caso de empresas extintas, poderão ser
autenticados livros contendo fatos contábeis ocorridos até a data da extinção.
CAPÍTULO V
DO CANCELAMENTO e SUBSTITUIÇÃO DO TERMO DE
AUTENTICAÇÃO
Art. 17. Os termos de autenticação poderão ser
cancelados quando lavrados com erro material, mediante iniciativa da Junta
Comercial ou do titular da escrituração.
§ 1º A retificação de lançamento feito com erro, em
livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de
escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as
Normas Brasileiras de Contabilidade.
§ 2º O livro já autenticado pela Junta Comercial
não será substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração
retificada.
Art. 18. O termo de cancelamento da autenticação
será lavrado em arquivo próprio, devendo conter o número do processo
administrativo ou judicial que o determinou.
§ 1º Tratando-se de legado de livros em papel ou
fichas, o termo de cancelamento será lavrado na mesma parte do livro onde foi
lavrado o termo de autenticação.
§ 2º No novo termo de autenticação, além das
informações corretas, deverá constar informação do cancelamento anterior.
CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 19. Os livros autenticados por qualquer
processo anterior a esta Instrução Normativa permanecerão em uso até que se
esgotem.
Art. 20. Ficam revogadas:
I - a Instrução Normativa nº 11, de 5 de dezembro
de 2013;
II - a Instrução Normativa nº 69, de 18 de novembro
de 2019; e
III - a Instrução Normativa nº 75, de 18 de
fevereiro de 2020.
Art. 21. Esta Instrução Normativa entra em vigor
cento e vinte dias após a data de sua publicação.
ANDRÉ LUIZ SANTA CRUZ
RAMOS
ANEXO
DECLARAÇÃO DE RESPONSABILIDADE
Declaro(amos), sob as penas da Lei, que o livro
apresentado para autenticação preenche todas as formalidades legais exigíveis,
bem como que estou(amos) devidamente habilitado(s) para assinatura dos termos
de abertura e de encerramento do livro.
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