Quantas vezes sua empresa já solicitou um motoboy para levar um
documento até determinada lugar para coletar a assinatura? Centena de vezes não
é mesmo? Inclusive, tenho quase certeza de que esse custo já chegou até a fazer
parte do seu planejamento anual, certo? Porém, com recursos como a assinatura eletrônica e assinatura digital,
esse cenário tem ficado para trás e hoje é possível assinar qualquer tipo de
documento sem a necessidade de ter a sua versão física em mãos, reduzindo
custos e tornando a rotina menos burocrática e muito mais ágil.
No entanto, como os temos são parecidos, é comum encontrar quem as confunda, ou
até acredite que são a mesma coisa. No entanto, apesar de possuírem valor
jurídico, as expressões definitivamente não são sinônimas, tampouco usadas para
o mesmo fim. Por isso, neste conteúdo, irei mostrar a você as principais diferenças entre a assinatura eletrônica e assinatura
digital e como essas duas ferramentas
funcionam.
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é qualquer
validação de identidade feita através de um meio virtual, como as senhas que você
utiliza para autorizar operações bancárias, os tokens, os acessos via
biometria, entre outros códigos de segurança.
De maneira geral, a assinatura eletrônica é utilizada para compartilhar e
acessar dados e informações e validar documentos por meios digitais. Inclusive, essa identificação virtual é juridicamente aceita desde a
edição da Medida Provisória 2.200-2/2001.
Além disso, o Governo Federal também
instituiu, em junho de 2020, através da MP nº 983, diversas
diretrizes para a assinatura eletrônica em
comunicações e documentos públicos. Graças a isso, hoje é possível realizar
operações com órgãos estatais por meio digital. O texto da MP ainda define que
a assinatura eletrônica serve
de parâmetro também para operações da iniciativa privada.
Na rotina da sua empresa, a assinatura eletrônica pode
ser aplicada nos mais diversos tipos de documento, como:
Contrato de serviço;
Contrato de colaborador;
Operações bancárias;
Notificações jurídicas, entre outras inúmeras possibilidades.
A adoção da assinatura eletrônica, não só agiliza a finalização dos procedimentos da
sua empresa, como reduz custos ao
mesmo tempo em que aumenta a integridade e a autenticidade dos seus documentos
e de suas transações.
O que é assinatura digital?
Já a assinatura digital é um
tipo de assinatura eletrônica, porém,
com uma tecnologia um pouco mais específica. Isso porque, diferente da
eletrônica, a assinatura digital utiliza
como base operações matemáticas e criptografias, para compor sua
estrutura.
Além disso, também é importante não confundir assinatura
digital com assinatura digitalizada.
Afinal, a segunda se refere a escanear um papel assinado, já a primeira,
trata-se do uso de uma tecnologia inovadora, que utiliza codificação para
garantir a veracidade da assinatura. Assim, a assinatura digital tem um alto nível
de segurança e, se colocarmos em escala, ela estaria no topo das que apresentam
maior grau de autenticação.
Para funcionar, a assinatura digital precisa
do certificado digital, que nada
mais é que a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa, que funciona como
uma carteira de identificação virtual e permite assinar documentos à distância
com o mesmo valor jurídico da assinatura feita de próprio punho no papel. Pois
é, ele assegura a integridade da assinatura, além de proteger os dados do
usuário, trazendo consigo um par de chaves de criptografia conhecidas por:
privada e pública. Cada uma com um conjunto de codificações diferentes.
Além disso, para aumentar ainda mais a sua proteção e segurança, qualquer
alteração feita no documento depois dele ter sido assinado, invalida
automaticamente o processo, o que impede a ocorrência de fraudes. Ainda, quem
homologa os certificados é uma Autoridade Certificadora devidamente licenciada
pelo Instituto Nacional de Tecnologia da
Informação (ITI).
O ITI é o responsável pela criação da Infraestrutura
de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Por isso, para que a assinatura digital seja válida, ela
precisa ser feita com um certificado no padrão ICP-Brasil, desenvolvido por
empresas como: Certisign, Serasa , DocuSign, entre outros.
Qual a diferença entre a assinatura eletrônica e
assinatura digital?
Como vimos, toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda
assinatura eletrônica é digital, isso porque a assinatura digital conta com uma
tecnologia um pouco mais específica, certo?
Com isso, é possível dizer que, enquanto a assinatura eletrônica assume uma
abrangência mais ampla e toma várias formas para que seu titular possa
reconhecer e validar um acordo em um documento digital, a assinatura digital é um modelo um
pouco mais jurídico e utiliza o certificado digital para reconhecer a
veracidade do seu documento.
Além disso, diferente da assinatura eletrônica, a assinatura digital reconhece
qualquer alteração realizada no documento, invalidando a assinatura dele.
Para que fique ainda mais clara a diferença entre assinatura eletrônica e
assinatura digital, abaixo eu listei todas essas distinções, veja:
Quais os benefícios da assinatura eletrônica e assinatura digital?
Agora que você entende profundamente as duas
ferramentas e conhece a diferença entre elas, vamos ver quais benefícios outros
ambas podem trazer a sua empresa.
Já adianto que são vários, afinal, as assinaturas eletrônicas e digitais são
exemplos de como a tecnologia está a favor da otimização
dos processos e das rotinas da sua empresa. Afinal, elas
garantem a sua proteção, ao mesmo tempo em que permitem que você resolva
questões burocráticas de forma 100% online.
Veja abaixo as principais vantagens:
Muito mais agilidade
Uma das maiores vantagens tanto da assinatura eletrônica quanto da assinatura digital é
a segurança e a praticidade que essas tecnologias trazem aos documentos da sua
empresa.
Afinal, só quem já teve que recolher assinaturas de forma presencial sabe o
quanto isso pode ser burocrático e custoso.
Por isso, esse tipo de inovação não só otimiza a rotina da empresa, tornando o
processo instantâneo e totalmente online, como conduz de forma muito mais
segura toda a transação.
E quando o assunto é segurança, as barreiras criadas pela criptografia
reduzem os riscos e bloqueiam qualquer acesso indevido ao documento.
Além de
garantir a veracidade das informações e impedir alterações de
dados.
Redução de custos
Com a possibilidade de assinar documentos
digitalmente, a necessidade de imprimi-los é totalmente excluída. Ou seja, você
pode criar o documento direto no seu computador, editar as informações e, em
seguida, realizar o upload dele na plataforma de assinatura eletrônica ou assinatura digital que
sua empresa utiliza e enviar diretamente para o cliente.
Isso significa redução de custos com papel, tinta e eletricidade
Também é possível citar outros tipos de redução de
custos, como economia com transporte, reconhecimentos de firma em cartório,
contratação de despachantes, motoboys, entre outros. E, se considerarmos a máxima
de que "tempo é dinheiro", otimizar sua
rotina com essa tecnologia também garante muita economia.
Responsabilidade
ambiental
Com a redução no número de impressões, é possível citar também a contribuição
da sua empresa com o meio ambiente. Afinal, já parou para pensar na quantidade
de papel que o seu negócio economizaria se parasse de imprimir os documentos
que precisam ser assinados? Pois é!
Por isso, a adoção do certificado digital ajuda a reforçar, além de
tudo, um maior compromisso seu com a sustentabilidade.
Melhorias na gestão de dados
Por fim, pense que se todas as suas tramitações
documentais e contratuais forem feitas digitalmente, mediante assinatura eletrônica ou assinatura digital,
todos os seus arquivos ficarão centralizados na nuvem.
Assim, você e seu time terão a possibilidade de criar um "arquivo de arquivos
online" e catalogar esses documentos por assunto. Dessa forma, ficará mais
fácil encontrá-los sempre que for necessário
Isso otimiza a gestão de dados, poupa espaço na sua empresa com a
dispensa de arquivos físicos e torna muito mais ágil e produtiva a rotina do
seu time.
Dúvidas esclarecidas?
Conseguiu tirar suas dúvidas sobre o que é, como funcionam e qual a diferença
entre a assinatura eletrônica e a assinatura e digital? Como você viu, ambas
são tecnologias que permitem a autenticação de documentos nos meios
eletrônicos, com segurança, validação jurídica e praticidade.
Portanto, não tenha receio de usá-las em sua empresa, pois, sem dúvidas,
elas são muito mais seguras do que as assinaturas de próprio punho e, por isso,
até mesmo o Governo já faz uso delas.
Fonte: Gestta, com edição do
texto pela M&M Assessoria Contábil