A instrução adequada dos processos de licitação e contratos é um pilar fundamental para assegurar legalidade, transparência e segurança jurídica, sendo importante zelar pela documentação completa nos autos, em face de exigências legais e constitucionais e implicações, inclusive, para eventuais procedimentos de controle interno ou externo e na via judicial, nas diversas esferas.

A base normativa para a documentação nos autos processuais

Considerando que "o devido processo legal" é uma garantia fundamental do artigo 5º, inciso LIV, da Constituição, não se pode admitir tramitação de requerimentos avulsos, como os contidos em e-mails, mensagens de celular e outra extra autos, porque ainda que existam documentos dessa natureza, as informações precisam, efetivamente, ser juntadas aos autos processuais.

Cabe lembrar que a autoridade com competência para decisão considerará o que está nos autos, o que também servirá de base para revisão pela autoridade superior.

Para contraditório e ampla defesa, garantias fundamentais do artigo 5º, inciso, LV, também da Constituição Federal, tudo deve estar documentado, incluindo ofícios enviados, comprovantes de intimações para contagens de prazos, e-mails enviados e recebidos e tudo mais.

O artigo 2º, caput, da Lei nº 9.784/99 (Processo Administrativo Federal), estabelece segurança jurídica como princípio, sendo que o parágrafo único, incisos VIII, e IX, respectivamente, constam os pressupostos de observância das formalidades essenciais à garantia dos direitos dos administrados e adoção de formas simples, suficientes para propiciar adequado grau de certeza, segurança e respeito aos direitos dos administrados. Aliás, o artigo 3º, inciso II, da mesma lei, já ressalta que o interessado tem direito a vista dos autos, ou seja, de processo.

Vários outros dispositivos da citada lei se reportam a "processo administrativo", como se tem, por exemplo, nos artigos 5º, 9º, 10, 18, entre outros.

Mas o artigo 22 da lei merece destaque:

"Art. 22. Os atos do processo administrativo não dependem de forma determinada senão quando a lei expressamente a exigir.

§1º Os atos do processo devem ser produzidos por escrito, em vernáculo, com a data e o local de sua realização e a assinatura da autoridade responsável.

(.)

§4º O processo deverá ter suas páginas numeradas sequencialmente e rubricadas."

Logo, jamais se pode ter requerimentos apenas por e-mails, por exemplo, sem que eles entrem para os autos do processo.

Da mesma forma, intimações formais são essenciais, por força do artigo 26 da lei.

O dever de instrução processual, de outro lado, é enfatizado no artigo 29, § 1º, da lei: "O órgão competente para a instrução fará constar dos autos os dados necessários à decisão do processo".

E o interessado poderá, na fase instrutória e antes da tomada da decisão, juntar documentos e pareceres, requerer diligências e perícias, bem como aduzir alegações referentes à matéria objeto do processo, e "os elementos probatórios deverão ser considerados na motivação do relatório e da decisão", a teor do artigo 38, § 1º, da mesma lei.

Já a Lei nº 14.133/21, a nova Lei de Licitações e Contratos Administrativo, estabelece uma série de formalidades, como a gravação de sessões licitatórias presenciais, com inclusão dos registros nos autos (artigo 17, § 5º), o mesmo valendo para registros em diálogo competitivo (artigo 32, § 1º, inciso VIII), negociação (artigo 61, § 2º), saneamento de falhas (artigo 71, inciso I), documentação em subcontratação (artigo 122, § 1º), extinção de contrato (artigo 137), apuração de infrações (artigo 159), vista de autos para elementos de defesa e análise de recursos (artigos 165, § 2º e § 5º, e artigo 166, parágrafo único), fiscalização por órgãos de controle (artigo 170, § 1º), comprovação de recebimento de intimações (artigo 183, § 1º, inciso II), entre outros.

Enfim, na legislação há sempre a necessidade de documentação detalhada nos autos dos processos. Esta obrigatoriedade se alinha com os princípios constitucionais de ampla defesa, contraditório, e transparência, garantindo que todas as etapas e decisões sejam devidamente registradas e acessíveis, isso valendo para segurança de todos os interessados.

A essencialidade da instrução completa dos autos

Uma instrução detalhada dos autos não é apenas uma exigência legal, mas uma prática essencial para a integridade dos processos de licitação e contratação. Isso inclui a documentação de todas as fases do processo, desde o planejamento até a execução do contrato, incluindo qualquer tipo de alteração ou decisão tomada. Essa prática assegura a lisura dos processos, permitindo a qualquer momento a análise e a fiscalização por órgãos de controle interno e externo.

Pontuando as ideias, há que se considerar, ainda, o seguinte resumo:

1) Legalidade e transparência: a documentação integral nos autos demonstra a observância das leis e regulamentos aplicáveis, contribuindo para a transparência e a confiança pública nos processos de contratação;

2) Defesa de direitos e garantias: em situações de questionamento ou disputa, a documentação completa é essencial para assegurar os direitos de defesa e o exercício do contraditório;

3) Auditoria e controle: documentos detalhados e organizados facilitam e são essenciais ao trabalho de auditoria por órgãos de controle, que podem verificar a conformidade dos processos com a legislação vigente; e

4) Segurança para gestores públicos e empresas privadas: gestores que mantêm uma documentação adequada dos processos licitatórios e contratuais protegem-se contra futuras responsabilizações, inclusive após o término de seu mandato, ao mesmo tempo que isso resguarda direitos das empresas interessadas.

Conclusão

A máxima "o que não está nos autos do processo não está no mundo" reflete a importância crítica da documentação completa em processos de licitação e contratação. Garantir que todos os detalhes e decisões estejam registrados nos autos não é apenas uma obrigação legal, mas uma prática que fortalece a integridade, a transparência e a segurança jurídica das contratações públicas. A aderência a esses princípios é indispensável para a boa governança e para a eficácia da administração pública.

Autor: Jonas Lima, é advogado especialista em licitações e contratos, pós-graduado em Direito Público e Compliance Regulatório e sócio do escritório Jonas Lima Sociedade de Advocacia.