Regras gerais

Na apuração do Lucro Real, são operacionais (dedutíveis) as despesas não computadas nos custos, necessárias à atividade da empresa e à manutenção da respectiva fonte produtora (Lei 4.506/1964, artigo 47).

São necessárias as despesas pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa.

As despesas operacionais admitidas são as usuais ou normais no tipo de transações, operações ou atividades empresariais.

São dedutíveis também as gratificações pagas aos empregados, seja qual for a designação que tiverem.

Aplicam-se aos custos e despesas operacionais as disposições sobre dedutibilidade de rendimentos pagos a terceiros.

Gastos com reparos e conservação de bens

São admitidos como custo ou despesas operacionais, dedutíveis na determinação do lucro real, os gastos com reparos e conservação de bens e instalações destinados tão-somente a mantê-los em condições eficientes de operações, e que não resultem em aumento da vida útil do bem prevista no ato de aquisição. Somente serão permitidas despesas com reparos e conservação de bens móveis e imóveis quando estes forem intrinsecamente relacionados com a produção ou comercialização dos bens e serviços (Lei 9.249/1995, artigo 13).

Os gastos realizados com reparos, conservação ou substituição de partes de que resultem aumento de vida útil superior a um ano, em relação à prevista no ato de aquisição do respectivo bem. Nesse caso, os gastos correspondentes deverão ser capitalizados, a fim de servirem de base a depreciações futuras.

Documentação

A legislação fiscal exige, ainda, que as despesas operacionais estejam devidamente comprovadas por documentos hábeis e idôneos (como notas fiscais, recibos e contratos) a comprovarem a sua natureza, a identidade do beneficiário, a quantidade, o valor da operação e as demais características relacionadas à transação.

Bases: Lei 4.506/1964, Regulamento do Imposto de Renda e os citados no texto.

Vedações

A partir de 01/01/1996, a Lei 9.249/1995, artigo 13 em concomitância com a IN SRF nº 11/1996, vedou a dedução das seguintes despesas operacionais, para efeito de apuração do lucro real:

a) de qualquer provisão, com exceção apenas daquelas constituídas para: férias de empregados e 13º salário; reservas técnicas das companhias de seguro e de capitalização, bem como das entidades de previdência privada cuja constituição é exigida pela legislação especial a elas aplicável;

b) das contraprestações de arrendamento mercantil e do aluguel de bens móveis ou imóveis, exceto quando relacionados intrinsecamente com a produção ou comercialização dos bens e serviços;

c) de despesas de depreciação, amortização, manutenção, reparo, conservação, impostos, taxas, seguros e quaisquer outros gastos com bens móveis e imóveis, exceto se relacionados intrinsecamente com a produção ou comercialização (sobre o conceito de bem intrinsecamente relacionado com a produção ou comercialização vide IN SRF nº 11/96, art. 25);

d) das despesas com alimentação de sócios, acionistas e administradores;

e) das contribuições não compulsórias, exceto as destinadas a custear seguros e planos de saúde e benefícios complementares assemelhados aos da Previdência Social, instituídos em favor de empregados e dirigentes da pessoa jurídica;

f) de doações, exceto se efetuadas em favor: do PRONAC; instituições de ensino e pesquisa sem finalidade lucrativa (limitada a 1,5% do lucro operacional); de entidades civis sem fins lucrativos legalmente constituídas no Brasil que prestem serviços em benefício de empregados da pessoa jurídica (limitada a 2% do lucro operacional);

g) das despesas com brindes.

A Contribuição Social sobre o Lucro não mais é considerada como despesa dedutível para fins da apuração do lucro real, devendo o respectivo valor ser adicionado ao lucro líquido.

Somente serão admitidas como dedutíveis as despesas com alimentação quando esta for fornecida pela pessoa jurídica, indistintamente, a todos os seus empregados.

Despesa ou custo não acobertado por nota fiscal

Em determinadas situações, por desobrigação legal específica, o fornecedor não emite a correspondente nota fiscal de serviços. 

Entende-se nestes casos que a comprovação ocorre pelo pagamento ou contrato, indicando-se: 

- identificação da pessoa jurídica emitente (nome empresarial, CNPJ e endereço); 

- identificação do cliente, mediante indicação de seu CNPJ;

- descrição dos bens ou serviços, objeto da operação; 

- a data e o valor da operação. 

Base Legal: Solução de Consulta Disit/SRRF 32/2005.

Fonte: Guia Trabalhista