Reforçamos quanto a importância da correta realização e manutenção dos registros de jornada de trabalho dos empregados, conforme determina a legislação trabalhista vigente.

Nos termos do artigo 74, §2º, da CLT, os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) empregados possuem obrigação legal de manter controle formal da jornada de trabalho, seja ele manual, mecânico ou eletrônico.

Porém, independentemente do atendimento da exigência legal, ou seja, caso a empresa contrate menos de 20 empregados, mesmo assim destacamos que o controle de ponto possui extrema relevância em eventuais reclamatórias trabalhistas, especialmente diante do entendimento consolidado pelo Tribunal Superior do Trabalho por meio da Súmula 338/TST.

A referida súmula estabelece que:

• A ausência injustificada dos controles de frequência gera presunção favorável ao empregado quanto à jornada alegada na ação trabalhista;
• O ônus da prova quanto à jornada de trabalho passa a ser do empregador;
• Cartões de ponto com horários uniformes ("britânicos") são considerados inválidos como meio de prova, podendo igualmente gerar presunção favorável ao empregado quanto à realização de horas extras.

Dessa forma, ressaltamos a necessidade de que os registros de ponto:

• sejam realizados diariamente;
• reflitam os horários reais de entrada, saída e intervalos;
• não contenham marcações invariáveis ou padronizadas;
• sejam devidamente armazenados e preservados pelo prazo legal.

Ponto Eletrônico

Nos casos em que a empresa adota sistema eletrônico de controle de jornada, é fundamental observar as exigências previstas na Portaria MTP nº 671/2021, que regulamenta os sistemas de registro eletrônico de ponto.

O sistema eletrônico deve garantir:

• identificação do empregado no momento da marcação;
• registro fiel dos horários efetivamente praticados;
• impossibilidade de alteração ou eliminação dos registros originais;
• armazenamento seguro das informações;
• disponibilidade dos registros para apresentação em eventual fiscalização ou reclamatória trabalhista;
• emissão de comprovante de registro ao trabalhador, conforme modalidade adotada.

Importante destacar que sistemas eletrônicos que permitam ajustes automáticos, marcações uniformes ou alterações sem rastreabilidade podem ser desconsiderados pela Justiça do Trabalho, aplicando-se o entendimento da Súmula 338 do TST, com inversão do ônus da prova em desfavor do empregador.

Também é recomendável que as empresas:

• mantenham política interna clara sobre registros de jornada;
• orientem os empregados quanto às marcações corretas;
• evitem pré-assinalações incompatíveis com a rotina real;

Assinatura do Empregado nos Registros de Ponto

Outro aspecto relevante refere-se à assinatura do empregado nos cartões de ponto ou relatórios de espelho de jornada.

Recomenda-se que haja validação dos registros pelo trabalhador, mediante assinatura dos espelhos de ponto mensais ou utilização de mecanismo eletrônico de confirmação.

Essa prática possui importante valor probatório, pois demonstra que o empregado teve ciência dos horários registrados, reduzindo discussões futuras acerca da jornada efetivamente cumprida.

Nos sistemas eletrônicos, a validação poderá ocorrer por:

• assinatura física nos espelhos de ponto;
• assinatura eletrônica;
• confirmação via login e senha;
• aceite eletrônico em aplicativo ou plataforma utilizada pela empresa.

Importante destacar que a ausência de assinatura, em eventual reclamatória trabalhista, os registros sem qualquer forma de ciência ou validação do empregado podem ter sua força probatória questionada, especialmente quando houver alegação de divergência de horários ou realização habitual de horas extras.

Assim, orientamos que as empresas mantenham regularmente a conferência e validação dos espelhos de ponto, arquivando adequadamente tais documentos pelo prazo legal.

A adoção correta desses procedimentos reduz significativamente riscos trabalhistas, passivos relacionados a horas extras e dificuldades probatórias em eventual demanda judicial.

Fonte: M&M Assessoria Contábil