| A obrigatoriedade não vale para os optantes pelo “Simples” |
| Desde o dia 1º de julho, as empresas e equiparados devem arquivar e conservar em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, sistemas e arquivos utilizados para registro de negócios e atividades econômicas ou financeiras, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária. Essas pessoas jurídicas devem apresentar no prazo de 20 dias, quando intimadas por auditor-fiscal da Previdência Social, a documentação técnica dos sistemas ou os arquivos digitais contendo as informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas ou financeiras, em formato especificado pelo Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Estão excluídas desta obrigação apenas as empresas optantes pelo SIMPLES. A determinação contida na Legislação, estabelece a forma de apresentação, a documentação de acompanhamento e as especificações técnicas dos arquivos digitais a serem entregues ao auditor-fiscal da Previdência Social. Com esta medida, o INSS procura agilizar o trabalho de auditoria a ser conduzido nas empresas, beneficiando tanto as pessoas jurídicas quanto o segurado da Previdência. A disponibilização das informações em arquivos digitais faz com que seu cruzamento com os dados verificados nos sistemas de processamento de dados do INSS seja mais rápido e seguro. Ganha a empresa, que terá por menos tempo a auditoria do INSS alterando sua rotina de trabalho, além de contar com dados mais confiáveis ao final. Ganha o segurado, pois mais empresas serão auditadas em menor tempo, tornando mais sólido o sistema previdenciário. Desta forma, o INSS procura alinhar-se a outros órgãos governamentais, que já fazem uso desse tipo de recurso, como a Secretaria da Receita Federal, Secretarias Estaduais da Fazenda e a Caixa Econômica Federal, esta última no tocante ao recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço. A formatação de dados proposta pelo INSS segue, em grande parte, formato já divulgado pela Secretaria da Receita Federal, em convênio com as Secretarias Estaduais da Fazenda. Assim, o INSS busca desobrigar as empresas de terem que desenvolver ferramentas específicas para cada órgão governamental. |
Empresas devem conservar documentos por 10 anos
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