Backup – Como evitar um pesadelo

 O que é?

Quem nunca perdeu um importante documento de texto no seu computador, sem ter uma cópia, tendo que redigitar todo o texto novamente? Quem não conhece a história de um amigo do amigo que teve seu computador queimado por um raio ou outra pane qualquer, perdendo tudo que tinha dentro dele? Qual empresário, se questionado, não dirá que possivelmente terá que fechar sua empresa caso perca todos os dados contidos no seu computador?




Pois mesmo já fazendo parte da cultura geral da sociedade o conhecimento de que o computador não é uma ferramenta de trabalho ou lazer segura, que os dados lá inseridos estão sujeitos a serem perdidos, pouquíssimos se preocupam efetivamente em resguardar suas informações de catástrofes, sejam elas naturais ou humanas, propositais ou casuais.




E normalmente não é difícil nem caro ter segurança para os dados. Basta um pouco de conhecimento e determinação, uma boa assessoria e força de vontade em seguir à risca alguns passos importantes. Vejamos então como resolver esta questão.




Backup é um termo da língua inglesa que na informática traduzimos por “Cópia de Segurança”. Backup é então uma cópia de alguma informação que precisamos colocá-la em um local seguro, à prova de qualquer tipo de problemas. Mas embora seja comum falarmos do Backup, outra palavra não menos importante sempre deve vir à nossa mente ao pensarmos em segurança, palavra que jamais deveria andar separada do Backup: o Restore. Restore é quando temos que restaurar o Backup realizado e disponibilizá-lo para uso novamente.




Assim, Backup é quando realizamos uma cópia para podermos guardar uma informação em segurança, Restore é quando precisamos utilizar esta cópia (por exemplo, quando perdemos um arquivo do qual havia sido realizado um Backup e o restauramos de volta ao computador, ao seu local de origem a partir do Backup).

O Backup deve ser realizado sempre que possuímos uma informação importante e não se tem outro local para recuperá-la, ou que o custo (seja ele em reais, dias, mão-de-obra, etc.) seja muito alto para recuperar da sua fonte.

Um exemplo de Backup em função de custo posso dar da minha própria empresa: lá temos o costume de guardar um extrato bancário de cada banco que trabalhamos. Estes extratos são consultados no início de cada mês referente ao mês anterior. E cada um deles é salvo em um documento do Word, em uma pasta de arquivos no nosso servidor. É uma informação simples, que pode ser consultada a qualquer momento via Internet em qualquer um dos bancos que trabalhamos. Mas há alguns dias atrás precisamos de um extrato de novembro de 2002. Via Internet, no site do banco, um extrato tão antigo não poderia mais ser consultado. A solicitação para a nossa agência traria um custo do pagamento de uma taxa além de levar em torno de 15 dias para ser providenciado. O valor da taxa foi o de menos, o problema era aguardar os 15 dias para termos aquela informação disponível. Assim, a cópia em nosso servidor foi providencial, reduzindo o custo e agilizando a solução do problema.

Mas vejam que este exemplo é bastante simples, diferente da maioria dos problemas que um bom Backup resolve.

Vejamos outro caso, ocorrido no mês de janeiro deste ano com um dos nossos clientes: um escritório de advocacia que utiliza nosso sistema de Controle de Processos. No sistema são lançadas todas as Notas de Expediente (textos fornecidos pelos tribunais que apresentam o andamento dos processos) de cada processo. Mesmo com todos os nossos avisos e insistências de que o procedimento de Backup do sistema deveria ser realizado semanalmente (para o caso deles, veja abaixo maiores detalhes sobre quando fazer), este processo foi ignorado. Em função de um leitor de disquete estragado, um técnico terceirizado do nosso cliente cometeu o descuido de abrir a máquina para trocar o leitor de disquete sem desligá-la, causando um curto-circuito que acabou por queimar o Hard-Disk (local onde as informações do computador ficam armazenadas). O último Backup havia sido realizado em maio de 2002. Assim, foram perdidos dados de praticamente um ano inteiro de trabalho de digitação de centenas e centenas de informações importantes de cada processo. Neste caso, haviam cópias de todas as Notas de Expediente em papel, salvando as informações mas não o trabalho enorme de redigitá-las novamente no sistema.

Motivos para precisarmos de um Backup com um Restore confiável:

• O computador estragou por causa de um raio, incêndio, caiu no chão, alguém abriu ele para consertar e acabou estragando de vez, etc.;


• Roubo;


• Alguém acidentalmente apagou arquivos importantes;


• Alguém propositalmente apagou arquivos importantes;


• Alguém alterou um documento de forma errada e precisamos da versão anterior do mesmo;


• Alguém executou uma operação errada no sistema gerencial da empresa e precisamos restaurar os dados do financeiro do dia anterior;

Devemos nos preocupar com todo o tipo de informação que não queremos correr o risco de perdê-la. Documentos de texto (comumente conhecidos como os documentos do Microsoft Word), planilhas de dados (como as do Microsoft Excel), imagens (fotografias digitalizadas), nossos endereços de Internet e nossos próprios e-mails, músicas, filmes, dados provenientes das mais variadas fontes como sistemas que gerenciam a empresa, cadastros de clientes, compras e vendas, dados financeiros de contas a pagar, a receber, fluxo de caixa, cobrança bancária, enfim toda informação vital, seja por motivos financeiros, estratégicos e até mesmo emocionais.

A freqüência de realização do Backup deve ser proporcional à freqüência com que as informações forem atualizadas e em casos especiais, devendo ser realizado periodicamente dentro das necessidades da empresa.




Assim, empresas que possuam um volume de vendas diário, com o abastecimento de informações dos clientes como as vendas e os pagamentos em volume considerável deveriam fazer seu Backup diariamente. Escritórios de advocacia com baixo volume de processos, que durante a semana recebem poucas atualizações em seus processos, podem se preocupar com Backups semanais. Usuários de computador domésticos que utilizam seu computador para trabalhos da escola dos filhos ou da faculdade, pesquisas, para guardar fotos da família, etc., podem ter seu Backup realizado mensalmente.




Os casos especiais a que me refiro ocorrem quando algum procedimento de conserto deve ser realizado em qualquer parte do computador. Se precisamos colocar mais memória, aumentar nosso Hard-Disk, trocar nosso Windows por um mais moderno, instalar uma nova versão de algum programa, consertar ou substituir alguma placa interna ou qualquer outra parte do computador, sempre deveremos antes realizar um Backup completo. Seja se formos nós mesmos a realizar o serviço, se chamamos o “conhecido amigo do vizinho da tia que entende tudo de informática” ou mesmo se levamos nosso querido computador à loja especializada que diz ser de ótima confiança: sempre realize o Backup antes, garantindo a integridade das suas informações.




Redes de assistência técnica de renome da nossa capital tinham por padrão em seus procedimentos de “conserto de máquina” primeiramente apagar todos os dados do computador e realizar uma nova instalação completa a partir do zero (conhecido como “Formatar” a máquina). Quando o cliente recebia sua máquina de volta após o conserto, descobria que seu Windows estava agora funcionando perfeitamente, mas nenhum dos seus dados estavam no computador, haviam ido para o “espaço”, perdidos para sempre.

O Backup pode ser feito por qualquer pessoa, desde que os passos básicos que garantam o seu funcionamento sejam seguidos (descritos abaixo). Obviamente algumas pessoas não se acham suficientemente seguras a realizar procedimentos fora o uso do editor de textos e da Internet. Aconselhamos a estes e mesmo aos mais “entendidos” a consultarem um especialista para aprenderem ou mesmo para realizarem os procedimentos.

O local onde o Backup será realizado depende muito do tipo de informação em relação ao seu tamanho e à importância. Antigamente (e estamos falando de alguns poucos anos atrás) haviam dois locais básicos para Backup: as Fitas Dat e os disquetes.

• Fitas Dat (Digital Áudio Tape) são dispositivos semelhante a fitas cassete de música, com a diferença de possuírem uma capacidade de armazenamento muito grande. Extremamente práticas, são utilizadas até hoje por empresas que se preocupam efetivamente com um Backup confiável. Práticas porque o procedimento de Backup poder ser completamente automatizado com estes equipamentos, bastando apenas trocar as fitas dentro do período estipulado pelo plano de Backup. O principal inconveniente das fitas Dat é o seu custo. Estes equipamentos normalmente custam mais do que um computador convencional, podendo atingir valores na faixa dos 5 mil Reais.


• Os disquetes possuem uma baixa capacidade de armazenamento e são extremamente lentos, mas se tornam efetivos quando estamos falando de um Backup de pequenos documentos de texto, que cabem sem problemas nos disquetes. O problema dos disquetes está na baixa confiabilidade deles. É muito comum termos disquetes que não funcionam. Gravamos nossos arquivos e, quando precisamos deles, não conseguimos acessar os dados lá armazenados. Disquetes não foram construídos para armazenarem as informações por muito tempo, são muito sensíveis a qualquer interferência eletro-magnética e normalmente não temos o devido cuidado com eles. Os transportamos de forma indevida (no bolso, em uma pasta cheia de outras coisas que nem sabemos bem) e também os guardamos em locais indevidos, como próximos a aparelhos de som, no fundo de um armário, etc.


• O que mais popularizou o Backup nos últimos anos, facilitando a vida das pequenas empresas através de um baixo custo, alta capacidade e alta confiabilidade foram os CDR – CDs graváveis (e suas variações como os CDRW – CD’s regraváveis). São baratos, custando em torno de R$250,00 o aparelho de gravação e em torno de R$1,50 cada CD. São confiáveis desde que bem tratados, durando anos. Possuem uma grande capacidade, equivalente a aproximadamente 470 disquetes. E também são rápidos, cada vez mais rápidos (apesar de já terem atingido quase que o limite de velocidade de gravação dentro da atual tecnologia).

Outras formas de Backup podem ser utilizadas, como discos de Zip Drive e semelhantes (capacidade de aproximadamente 70 disquetes e bem mais rápidos que disquetes convencionais) e outras soluções que acabamos por descobrir práticas: outro computador ligado em rede (cuidado, pode ser perigoso, veja abaixo o passo a passo), um disco virtual em algum provedor (tem se tornado comum com o avanço da Internet rápida). Às vezes, até mesmo mandar um e-mail para uma conta que se encontra em um provedor fora da empresa pode ser considerado como um Backup. Em breve já teremos disponíveis gravadores e regravadores de DVDs (Digital Vídeo Disk, aqueles mesmos que utilizamos para ver filmes e que substitui mais a cada dia as fitas VHS) a custo acessível, com capacidade equivalente a quase 10 CDs.

Vamos resumir aqui as principais dicas de Backup:

• O Backup deve ser realizado periodicamente dentro das necessidades da empresa. É como renovação de seguro do automóvel: basta um dia de atraso para corrermos um risco enorme e desnecessário;


• Todo Backup deve ser verificado quanto à sua capacidade de restauração: temos que testar o Restore!. Não adianta termos gravado um CD com nossos arquivos e somente quando precisarmos das informações é que descobrimos que ocorreu uma falha no processo de gravação e o CD está em branco ou com defeito;


• Backup não deve ser guardado junto ao computador. De que adianta um Backup diário guardado no armário ao lado do servidor se ocorrer um incêndio na empresa? Leve seu Backup para casa ou para outro estabelecimento em um prédio diferente! No fatídico atentado às torres do World Trade Center uma empresa guardava os seus Backups no prédio ao lado, acreditando-se segura.


• Não adianta nada termos um Backup que é sobrescrito todos os dias: nunca grave seus Backups no mesmo CDRW ou Disquete! Precisamos ter um histórico dos Backups para eventuais falhas que somente são percebidas dias após. Por exemplo: todo dia gravamos no mesmo CDRW todos os nossos documentos importantes. Caso algum arquivo seja excluído por engano, podemos buscar no nosso CDRW o arquivo do Backup do dia anterior. Mas imaginemos que na quinta-feira descobrimos que um arquivo que precisamos foi apagado de nosso computador por engano na terça-feira. Ao buscarmos nosso Backup, verificamos que ele não está lá, pois havia sido apagado antes do Backup. Isto é, estava no Backup de quarta-feira, mas não mais no Backup de quinta-feira. Assim, sempre precisamos guardar cópias dos Backups. Podemos ter a seguinte rotina para Backups diários: o Backup é realizado diariamente no mesmo CDRW, mas na sexta-feira é realizado em um CDR que não pode ser apagado e este é armazenado fora da empresa, gerando um histórico semanal de todos os arquivos importantes


• Podemos utilizar desde sistemas complexos que realizam Backups em fitas Dat, Internet ou outros locais ou mesmo uma simples cópia de arquivos em disquete ou CDRs. O importante é fazê-lo com segurança.

Backup é importante. Pode ser a diferença entre um dia normal e um pesadelo jamais experimentado. Backup e Restore, uma dupla de procedimentos que devem fazer parte das suas preocupações diárias. Jamais ignorem este aviso!

Autor: Marcelo Luís Costa, Diretor Comercial da Costa & Saffi, Bacharel em Ciências da Computação. E-mail: mlcosta@costasaffi.com.br

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