2 REFERENCIAL TEÓRICO

Esta seção vai abordar os principais conceitos a respeito do problema desta pesquisa.

2.1 CONTROLADORIA

Na definição de Oliveira, Hernandez e Silva (2014, p. 5), "a controladoria passou a ser desenvolvida e divulgada nas últimas décadas", ainda segundo eles, pode-se entender como controladoria "o departamento responsável pelo projeto, pela elaboração, pela implementação e pela manutenção do sistema integrado de informações operacionais, financeiras e contábeis de determinada entidade". Alves (2013) afirma que a controladoria está sendo considerada por muitos autores como o atual estágio evolutivo da contabilidade.

Conforme mencionado por Mosimann et al. (1993, p. 96):

A controladoria pode ser conceituada como o conjunto de princípios, procedimentos e métodos oriundos das ciências da administração, economia, psicologia, estatística e principalmente da contabilidade, que se ocupa da gestão econômica das empresas, com o fim de orientá-las para a eficácia.

Com base na abordagem dos autores, a controladoria facilita o fluxo das informações nas organizações, utilizando-se das demonstrações contábeis, ligando a contabilidade e a administração das entidades.

2.2.1 Controles internos

2.2.2 Definição de controles internos

"O controle interno compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas coordenados, adotados numa empresa para proteger seus ativos, verificar a exatidão operacional e promover a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas" (PEREZ JR., 2010, p. 77).

Nascimento e Reginato (2009, p. 102) comentam que os controles internos são uma ferramenta "apta a garantir a integridade das informações sobre todos os eventos que dizem respeito às atividades da empresa, possibilitando que elas revelem, com propriedade, os efeitos da ação gerencial".

Attie (2006, p. 114) descreve a função da contabilidade como:

Instrumento de controle administrativo que é hoje unanimemente reconhecida. Um sistema de contabilidade que não esteja apoiado em eficiente controle interno é, até certo ponto, inútil, uma vez que não é possível confiar nas informações contidas nos seus relatórios.

Na definição de Lunkes (2010), é impossível definir um conceito para controle, porém, os autores citados deixam clara a importância dos controles internos para a contabilidade e que ambos devem estar alinhados para garantir a veracidade das informações geradas pelas entidades.

2.2.3 Objetivos do controle interno

Os principais objetivos dos controles internos, segundo Soares Neto et al. (2015) são:

a)            verificar e assegurar o cumprimento às políticas e normas da companhia;

b)            obter informações adequadas, confiáveis, de qualidade e em tempo hábil, que sejam realmente úteis para as tomadas de decisões;

c)            comprovar a veracidade de informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais;

d)            proteger os ativos das entidades;

e)            prevenir erros e fraudes;

f)             servir como ferramenta para a localização de erros e desperdícios;

g)            registrar adequadamente as diversas operações;

h)            estimular a eficiência do pessoal;

i)             assegurar a legitimidade dos passivos da empresa, com adequado registro e controle das provisões, perdas reais e previstas;

j)             assegurar o processamento correto das transações da empresa, bem como a efetiva autorização de todos os gastos incorridos no período;

k)            permitir a observância e o cumprimento da legislação em vigor.

Verifica-se, conforme a citação de Soares Neto et al. (2015), que os objetivos dos controles internos têm sempre o intuito de munir a alta administração com informações precisas e atuais em sua tomada de decisões, além da preocupação com a constante mudança em torno dos controles internos.

2.2.4 Tipos de controle interno

Para Crepaldi (2011), os controles contábeis são compreendidos por métodos e procedimentos utilizados para garantir o patrimônio e a propriedade dos seus componentes. São eles:

a)            segregação de funções: permite independência entre as funções que executam tarefas operacionais, custódia de bens patrimoniais e sua contabilização; ou, como cita Almeida (2010), não permitir que pessoas com acesso aos registros contábeis guardem ativos da empresa;

b)            sistema de autorização: conforme as responsabilidades e os riscos envolvidos, as operações são controlados por aprovações;

c)            sistema de registro: classifica os dados dentro de um plano de contas formal, utiliza o plano de contas para registro e preparação das demonstrações contábeis, e utiliza um manual descritivo no uso das contas.

Perez Jr. (2010) afirma que os controles contábeis estão diretamente ligados à proteção dos ativos e à validade dos registros contábeis. Seus objetivos são: que as transações sejam registradas quando necessário, permitindo a elaboração periódica de demonstrações contábeis e a manutenção do controle contábil sobre os ativos e que os ativos registrados contabilmente sejam comparados com as existências físicas em intervalos razoáveis e tomem-se ações adequadas em relação a qualquer diferença constatada.

2.2.5 Princípios fundamentais dos controles internos

Nascimento e Reginato (2009) citam 3 princípios, são eles: ambiente de controle, princípios operacionais e princípios relacionados aos recursos humanos.

Oambiente de controle é considerado o mais importante, pois é baseado nele que são determinados os demais princípios, ele traduz a maneira como os gestores querem conduzir sua organização, a forma como repassam isso aos seus colaboradores.

Os princípios operacionais geralmente demandam investimento financeiro, são a parte física como softwares, a elaboração de manuais, entre outros suportes necessários para aplicação, revisão e monitoramento dos controles internos.

Nascimento e Reginato (2009) falam dos princípios relacionados ao pessoal, dos cuidados mínimos para que o desenvolvimento do processo de controles internos seja implementado de forma que o pessoal responsável por sua execução esteja engajado e preparado para a tarefa.

No entendimento de Almeida (2008), os princípios contábeis são:

a)            responsabilidade: cada funcionário e/ou setor deve ter suas responsabilidades e tarefas definidas e limitadas, além de registradas por escrito nos manuais internos;

b)            rotinas internas:  devem ser determinadas no manual de controles internos da empresa e conter os seguintes pontos: os tipos de formulários internos e externos a serem usados e como devem ser preenchidos; comprovação da execução dos controles internos; e os procedimentos internos dos variados setores da organização;

c)            acesso aos ativos: devem ser limitados e controlados, sejam de forma direta (fisicamente) ou indireta (preparação de documentos);

d)            segregação de funções: Assi (2014) diz que a principal chave de controle dos controles internos é a segregação de funções. Quando duas partes de uma transição são processadas por diferentes indivíduos, um tem a oportunidade de checar a atuação do outro, logo, a segregação é uma barreira para a ocorrência de fraudes ou omissão, pois passa a ser necessária a participação de pelo menos dois colaboradores para que o ato fraudulento seja executado. Do ponto de vista de Almeida (2010, p. 46), "a segregação de funções consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e aos registros contábeis, devido ao fato de essas funções serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno";

e)            confronto dos ativos com os registros: deve-se estabelecer formas de confrontar os ativos com os seus respectivos registros, a fim de detectar possíveis fraudes por parte de funcionários que tenham acesso aos mesmos.

Conforme mencionado por Assi (2014, p. 120):

Poderemos implantar o melhor sistema de controle interno que imaginarmos, mas, se não existirem pontos de checagem/controle e pessoas com cultura de controle e principalmente imbuídas em trabalhar ou exercer suas atividades sem negligenciar a execução das tarefas a elas designadas, não haverá resultados positivos. Vale ressaltar que a índole das pessoas ainda é ponto primordial para a excelência dos resultados dos controles internos.

Os autores concordam no que diz respeito aos limites dos controles internos, as pessoas responsáveis pela sua aplicação e execução e a forma como elas agem determinam os limites dos controles.

2.2.6 Sistemas de controle interno

Para Assi (2014), um dos grandes desafios para a implementação de um sistema de controles internos está em transmitir a todos os envolvidos nos processos internos da organização o porquê de sua necessidade. Mesmo com a divulgação na mídia de escândalos e perdas milionárias por falta ou falha nos sistemas de controles internos, muitos ainda acreditam que processos de controles internos são burocráticos e atrapalham os negócios.

Lunkes (2010) entende que um eficiente sistema de controle interno age, então, na minimização das oportunidades de possíveis atos fraudulentos que possam ser praticados por controladores, gestores ou outros colaboradores, fornecendo segurança razoável às atividades de gestão. 

2.2.7 Documentação dos controles

Para Attie (2006), após escolhida a metodologia de trabalho, o auditor deve documentar o controle interno através dos papéis de trabalho. Esses serão divididos conforme as necessidades do auditor. "Basicamente, a documentação envolve os critérios relativos à obtenção do conhecimento, ao registro do controle identificado e à revisão do registro efetuado" (ATTIE, 2006, p. 212).

Ainda conforme Attie (2006), existem 3 formas de registros dos procedimentos do controle interno: descritiva, fluxogramas e questionários.

A forma de registro depende da preferência do auditor. Regra geral, a utilização de fluxogramas é aplicável a todos os trabalhos e tende a facilitar a compreensão da matéria em exame, sendo a forma descritiva mais aplicada onde a utilização de fluxogramas é antieconômica ou em controles que estão sendo modificados.

O autor destaca a importância do registro nos documentos, visto que não há como ter controle sem registros.

2.2.8 Avaliação dos controles internos pelos auditores

Attie (2006) diz que para avaliar o controle interno primeiro é preciso conhece-lo e registra-lo, após, o auditor deve adotar uma posição crítica e independente. Attie (2006, p. 216) afirma que ainda que "o controle interno em estudo seja bom, é inadmissível que não possa ser alterado para melhor, mesmo que a alteração seja pequena e que o todo não precise ser reformulado".

Segundo Perez Jr. (2010, p. 81) complementa:

Para avaliar o sistema de controle interno de uma rotina operacional é necessário, em primeiro lugar, conhecer o funcionamento do sistema. Esse conhecimento pode ser obtido através da leitura de manuais de procedimentos da empresa auditada ou, o que e mais comum, mediante entrevistas com o responsável pela operação.

Para o autor, os auditores utilizam-se de questionários para auxiliá-los na avaliação dos controles internos, e estão atentos a uma resposta "não" que pode sinalizar problemas.

No entendimento de Crepaldi (2011, p. 399):

O auditor independente executa os seguintes passos na avaliação do controle interno:

a)   levanta o sistema de controle interno;

b)   verifica se o sistema levantado é o que está sendo seguido na prática;

c)   avalia a possibilidade de o sistema revelar de imediato erros e irregularidades;

d)   determina o tipo, a data e o volume dos procedimentos de auditoria.

Crepaldi (2011) fala sobre os "fluxogramas como técnica analítica, que utiliza símbolos e descreve uma rotina passo a passo em um ou mais departamentos, evidenciando o movimento de documentos desde sua origem até sua disposição final" (CREPALDI, 2011, p. 404). O autor lista também vantagens e desvantagens dos fluxogramas, são elas:

a)            vantagens: fácil visualização de todo o sistema, facilidade de atualização e facilidade de ser integrado a outro fluxograma;

b)            desvantagens: exige o conhecimento de símbolos e descreve o passo a passo de forma abreviada, o que pode ocasionar em dificuldade de interpretação (CREPALDI, 2011).

Por isso o autor aconselha a união de fluxogramas e uma descrição narrativa a fim de esclarecer o passo a passo (CREPALDI, 2011).

Para os autores citados, o conhecimento do processo e os questionários são formas eficazes de avaliação dos controles internos, além dos relatórios sobre as melhorias que devem ser feitas sempre que um controle interno passar por avaliação.

2.2.9 Cultura de controle

Composta por fatores que exercem influência sobre o ambiente de controle, e que, normalmente, estão relacionados aos objetivos do negócio. Assi (2014) cita alguns desses fatores identificáveis:

a)            filosofia e o estilo operacional da gerência;

b)            a estrutura organizacional;

c)            o funcionamento dos comitês;

d)            métodos de delegação de autoridade e responsabilidade;

e)            métodos de controle da gerência para monitorar e acompanhar o desempenho.

Assi (2014) ainda ressalta que, a um pequeno deslize no exercício do sistema de controles internos, todos se acham no direito de efetuar desvios no processo. Fica assim evidenciada a importância da alta administração no processo.

2.2.10 Ambiente de controle

Para Dias (2010), o ambiente de controle abrange fatores intangíveis como competência técnica e compromisso ético, que são essenciais à efetividade dos controles internos, além da postura da alta administração, que desempenha papel determinante, pois devem deixar claro a seus comandados quais são as políticas, os procedimentos, o código de ética e de conduta da organização.

Perez Jr. (2010) abrange os seguintes elementos do ambiente de controle:

a)            comunicação e aplicação de integridade e valores éticos;

b)            compromisso com a competência;

c)            participação dos responsáveis pela governança;

d)            filosofia e estilo operacional da administração;

e)            estrutura organizacional;

f)             atribuição de autoridade e responsabilidade;

g)            políticas e práticas de recursos humanos.

Os conceitos dos autores citados tendem aos mesmos objetivos, ou seja, todos eles citam a importância das pessoas para a definição do ambiente de controle na empresa, principalmente, da alta administração.

2.3 ORGANIZAÇÕES CONTÁBEIS

De acordo com Decreto Lei n 9.295 (BRASIL, 1946):

Art 25. são considerados trabalhos técnicos de contabilidade: organização e execução de serviços de contabilidade em geral; escrituração dos livros de contabilidade obrigatórios, bem como de todos os necessários no conjunto da organização contábil e levantamento dos respectivos balanços e demonstrações; perícias judiciais ou extrajudiciais, revisão de balanços e de contas em geral, verificação de haveres, revisão permanente ou periódica de escritas, regulações judiciais ou extrajudiciais de avarias grossas ou comuns, assistência aos Conselhos Fiscais das sociedades anônimas e quaisquer outras atribuições de natureza técnica conferidas por lei aos profissionais de contabilidade.

O Conselho Federal de Contabilidade, na resolução n.º 1.390 (CFC, 2012), Art. 1°, define: "as Organizações Contábeis que exploram serviços contábeis são obrigadas a obter o Registro Cadastral no Conselho Regional de Contabilidade da jurisdição da sua sede, sem o que não poderão iniciar suas atividades".

2.3.1 Rotinas internas de escritórios contábeis

Conforme o artigo 25, do Decreto-Lei 9295 (BRASIL, 1946), capítulo IV - DAS ATRIBUIÇÕES PROFISSIONAIS. "São considerados trabalhos técnicos de contabilidade:

a)            organização e execução de serviços de contabilidade em geral;

b)            escrituração dos livros de contabilidade obrigatórios, bem como de todos os necessários no conjunto da organização contábil e no levantamento dos respectivos balanços e demonstrações;

c)            perícias judiciais ou extrajudiciais, revisão de balanços e de contas em geral, verificação de haveres, revisão permanente ou periódica de escritas, regulações judiciais ou extrajudiciais de avarias grossas ou comuns, assistência aos Conselhos Fiscais das sociedades anônimas e quaisquer outras atribuições de natureza técnica conferidas por lei aos profissionais de contabilidade.

Art. 26. "Salvo direitos adquiridos ex-vi do disposto no art. 2º do Decreto nº 21.033, de 8 de Fevereiro de 1932, as atribuições definidas na alínea c do artigo anterior são privativas dos contadores diplomados" (BRASIL, 1946).

3 ANÁLISE DE DADOS 

Para atingir os objetivos deste artigo utilizou-se de pesquisa descritiva, na abordagem do problema empregou-se pesquisa qualitativa, quanto aos procedimentos, pesquisas bibliográficas e como método, o estudo de caso.

3.1 INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS

Quanto à coleta de dados para realizar o estudo de caso na Aveiro Contabilidade Eireli foram utilizados os seguintes instrumentos: a observação e questionários, descritos a seguir.

3.2  DO OBJETO DE ESTUDO

O objeto de estudo desta pesquisa trata-se de um escritório de contabilidade com razão social Aveiro Contabilidade Eireli - ME, com o código 69.20-6-01 e descrição da atividade econômica principal - Atividades de contabilidade, o escritório está localizado na cidade de Cachoeirinha/RS, conforme registros internos.

Trata-se de uma empresa familiar que conta com uma equipe de sete colaboradores e com um sócio fundador, que é o responsável técnico. Com mais de 20 anos de atuação no mercado, passou por algumas alterações societárias e, em sua razão social, possui clientes de diversos ramos, em sua maioria localizados em Porto Alegre e região metropolitana.

A Aveiro Contabilidade divide suas atividades em setores para facilitar ao cliente o direcionamento no atendimento de acordo com o assunto. Os setores do escritório são os seguintes:

a)            departamento de pessoal;

b)            departamento fiscal;

c)            departamento contábil;

d)            departamento societário.

3.3  PRINCIPAIS ATIVIDADES REALIZADAS PELO ESCRITÓRIO

As principais atividades exercidas pelo escritório são relatadas a seguir:

a)            departamento pessoal: admissões, cálculos de férias, 13º salários, rescisões, folhas de pagamento, incluindo empresas e domésticos, cálculo e apuração de encargos trabalhistas, DARFs . Envio de Obrigações acessórias mensais e anuais solicitação de CND, informe de rendimentos e assuntos previdenciários;

b)            departamento fiscal: cálculo de tributos mensais, sejam eles federais, estaduais e municipais; registro e escrituração de livros e outras obrigações mensais e anuais. Baixas de inscrições nas esferas municipal, estadual e federal, solicitação de CND e atendimentos a todos os tipos de parcelamentos, pessoa jurídica e pessoa física;

c)            departamento contábil: elaboração e entrega de todas as obrigações contábeis anuais e mensais; escrituração dos livros razão e diário, elaboração das demonstrações contábeis exigidas pela legislação vigente, análise das demonstrações contábeis, controle dos bens do ativo permanente;

d)            societário: constituições e extinção de empresas, alterações contratuais, cadastros nos órgãos governamentais e profissionais e registro de livros contábeis e fiscais.

3.4 DOCUMENTOS E/OU INFORMAÇÕES NECESSÁRIOS AO DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO NO ESCRITÓRIO

Para a realização das rotinas mensais, o escritório necessita de documentos que comprovem a movimentação da empresa, esses devem ser enviados ao escritório para a realização das atividades mensais sempre até o 4º dia útil do mês posterior a movimentação. A seguir alguns exemplos de documentos e informações:

a)            departamento de pessoal: documentos para admissão de empregados e rescisões contratuais; planilhas de variáveis que compõem os salários, controle de horário dos funcionários; atestados médicos e demais comprovantes dos funcionários.

b)            departamento fiscal: as notas fiscais de compra de mercadorias, matérias-primas, ativo imobilizado, uso e consumo, de vendas e prestação de serviços e todas as notas fiscais de operações realizadas pela empresa.

c)            departamento contábil: a contabilidade precisa receber todos os documentos que comprovem a movimentação da empresa no mês, sendo que as movimentações devem estar registradas em documentos válidos segundo a legislação e devidamente preenchidos com os dados da empresa.

4.5  COLETA DE DADOS

4.5.1 Observação informal

Uma das formas de coletas de dados escolhida para esta pesquisa foi a observação informal, pois foi essencial para pesquisadora analisar sem interferir no funcionamento do processo, o que possibilitou identificar como acontece o processo de recebimento de documentos. A seguir a descrição do mesmo.

Vamos chamar a antiga forma de recebimento dos documentos de processo informal. Não existia nenhum tipo de processo definido para os documentos dentro do escritório, apenas um acordo informal entre colaboradores de como os documentos deviam ser tratados ao chegarem ao escritório.

Todos os clientes com movimentação financeira devem enviar todos os meses ao escritório um conjunto de documentos (conforme descritos no item 4.3) que são utilizados para fazer a contabilização, a folha de pagamento, o cálculo de tributos e demais obrigações da empresa (conforme descrito no item 4.2). Alguns entregam o material pessoalmente no escritório ou através de motoboy, outros ainda contam com um funcionário do escritório que vai buscar na empresa os documentos, isso variando de acordo com o contrato do cliente para com o escritório.

No último dia do mês, solicitava-se via e-mail aos clientes a liberação e o envio dos documentos para o escritório. Independente da forma como chegavam ao escritório, os documentos iam direto para a mesa do colaborador responsável pela escrituração das notas fiscais e pelo cálculo dos tributos, ele colocava-os em saquinhos plásticos, e fazia a identificação através de folha impressa com mês/ano e nome do cliente. Após a utilização dos documentos, o colaborador colocava-os em caixas dentro do armário número um. Ali, os documentos ficavam até o espaço das caixas fosse totalmente preenchido, ou até o funcionário ter tempo para colocá-los nas caixas de arquivo morto, na sala de arquivo, o que, muitas vezes, não ocorria por falta de tempo do colaborador ou de espaço na sala de arquivo, logo, os documentos ficavam sobre a mesa da sala de arquivo até que a contabilidade os examinasse e identificasse os documentos faltantes, solicitando-os aos clientes.

Nesse processo foram identificados os seguintes problemas:

a)            ao chegarem ao escritório os documentos eram conferidos por apenas um colaborador, que estava com pressa para executar a função, pois tem prazo a cumprir na entrega das declarações e dos tributos a serem pagos pelo cliente;

b)            não eram checados todos os documentos que o cliente enviava, apenas os que seria utilizado pelo setor de escrita fiscal;

c)            os envelopes entregues pelos clientes quase sempre vêm abertos ou com documentos soltos, quando colocados juntos na mesa do colaborador, misturavam-se e acabavam, por vezes, por serem colocados junto aos de outras empresas;

d)            não havia uma lista/relatório ou nenhum outro tipo de controle para registrar o dia em que o documento havia chegado ao escritório e quais documentos foram enviados pelo cliente;

e)            os documentos ficavam acumulados nas mesas dos colaboradores, o que facilitava a perda de documentos, dificultava o trabalho e poluía o ambiente visualmente;

f)             quando solicitado pelo cliente o envio por e-mail de algum documento que tinha sido enviado ao escritório, o colaborador quase nunca sabia por onde começar a procurar ou onde estava esse documento, visto que não havia local fixo para sua disposição;

g)            sempre que um documento não era encontrado isso gerava um desconforto entre a equipe, além do tempo perdido para procurar documentos que, por vezes, estavam "guardados" em locais inapropriados;

h)            o acúmulo de documentos em locais inapropriados comprometia a higiene do local e a saúde dos funcionários;

i)             caso o cliente não enviasse os documentos para o escritório, isso só era percebido quando algum dos colaboradores precisasse da documentação, isso poderia ocorrer bem mais tarde, visto que, para alguns clientes, os documentos necessários para cálculo de tributos (NF) são importados pelo setor de escrita fiscal.

4.5.2 Avaliação dos controles internos

Como nesta pesquisa a Empresa não possui manual de procedimentos, utilizou-se de observação informal para avaliar o processo de recebimento de documentos, além de questionários respondidos pelo responsável e questionários respondidos pelos colaboradores da empresa.

4.5.3 Questionário de avaliação dos controles internos

Adequação do questionário de Perez Jr. (2010) para a pesquisa na empresa Aveiro Contabilidade Eireli - ME, respondido pelo responsável pelo processo de recebimento de documentos de acordo com a situação encontrada no escritório antes da implementação do processo de recebimento de documentos.

Quadro 1 - Questionário recebimento de documentos

Fonte: a autora (2016)

O questionário aplicado tem 100% de respostas "não", ou seja, conforme a citação de Perez Jr. (2010, p. 81), na subseção 2.2.13 desta pesquisa, não há apenas indicio de problemas e sim a comprovação de que a falta de um processo controlado de recebimento de documentos afetam o bom andamento dos serviços prestados pelo escritório, visto que não há nenhuma garantia de que o escritório irá receber os documentos de seus clientes, de que serão os documentos corretos e confiáveis e que eles serão arquivados com a segurança que necessitam.

Pondere-se ao fato de que nesses documentos constam os dados que posteriormente serão transformados em informações que compõem as demonstrações contábeis e que esses relatórios serão utilizados pelos clientes do escritório para a tomada de decisão em suas empresas. Desta forma, a implantação de controles é necessária para melhora nos serviços prestados pelo escritório.

O mesmo questionário do quadro um foi aplicado novamente ao responsável pelo processo de recebimento de documentos após sua implementação. A seguir, constam as respostas.

Quadro 2 - Respostas do questionário recebimento de documentos

Fonte: a autora (2017)

As respostas negativas têm os seguintes comentários:

Questão 6: o relatório fica na rede e não acompanha os documentos.

Questão 8: o armário número 1, onde ficam os documentos, é de fácil acesso e fica aberto para que todos possam colocar os documentos recebidos ali. O relatório também fica na rede, aberto a todos funcionários.

Questão 9: existem manuais, apenas fluxogramas e cartazes ilustrativos sobre como funciona o processo.

Pelo questionário respondido para avaliação do processo implantado, nota-se que apenas 30% das respostas são "nãos" uma diferença significativa entre o processo informal anterior e o processo implantado que foi pensado e programado para àtender as necessidades de informações e prazos que a Aveiro necessita. Como todo processo, melhorias são sempre necessárias.

4.6 QUESTIONÁRIO APLICADO AOS FUNCIONÁRIOS

A seguir, reproduzimos as questões que foram aplicadas aos colaboradores:

1- Como você qualifica o processo anterior (antes de julho/2016) de recebimento de documentos?

2- Qual sua avaliação para o atual processo de recebimento de documentos?

3- Como você classifica a confiabilidade nas informações recebidas através dos documentos que chegam ao escritório?

4- Essa confiabilidade melhorou com o novo processo?

5- O novo processo de recebimento de documentos influenciou os outros setores do escritório?

6- Como o novo processo influenciou os outros setores?

7- Em relação ao tempo de trabalho, está mais ágil com o novo processo?

8- Devido ao grande número de exigências feitas pelos órgãos governamentais às empresas, os escritórios contábeis trabalham com prazos rígidos a cumprir. Numa escala de 1 a 5, onde 1 é nenhuma melhoria e 5 uma melhora expressiva, você acredita que a agilidade na busca da informação recebida melhorou?

9- Numa escala de 1 a 5, onde 1 é pouca dificuldade e 5 muita dificuldade, qual foi o nível de dificuldade que você encontrou na adaptação ao novo processo de recebimento de documentos?

10- Numa escala de 1 a 5, onde 1 é nenhum benefício e 5 muitos benefícios, quanto esse novo processo beneficiou positivamente a relação com o cliente?

11- O novo processo modificou positivamente a sua rotina de trabalho? De acordo com a escala numérica, 1 é uma mudança muito positiva e 5, nada positiva.

12- Após a experiência com a implementação do processo de recebimento dos documentos, o quanto você julga necessária a implantação de outros processos e controles internos na empresa? De acordo com a escala numérica, 1 é nenhuma necessidade e 5, muita necessidade.

3.7 RESULTADO DO QUESTIONÁRIO APLICADO AOS COLABORADORES

Quadro 3 - Respostas do questionário aplicado aos funcionários

Fonte: a autora (2017)

5 DIAGNÓSTICO COM BASE NAS ANÁLISES REALIZADAS

As análises dos resultados do questionário respondido pelos colaboradores do escritório demonstraram que existia a necessidade de implantar um processo organizado para o recebimento de documentos, visto que o processo informal não atendia às necessidades da empresa

Após a implantação do primeiro processo de recebimento dos documentos, a pesquisadora passou a utilizar os colaboradores como fonte de sugestões para as alterações que o processo necessitou neste período, as quais foram feitas em conjunto e utilizaram as ideias dos colaboradores, pois acredita-se ser importante permitir sua participação efetiva para que eles sintam-se parte do processo. Viu-se que isso refletia positivamente no processo, que era realizado com mais entusiasmo, além do fato de que os colaboradores sentiram-se úteis e importantes no processo. A pesquisadora chegou a tal conclusão através do questionário e de conversas informais com os colaboradores.

Em relação aos clientes, observou-se uma melhora no retorno quanto a problemas com documentos que estavam ou não no escritório, ou seja, quando um cliente liga e solicita algum documento que foi enviado ao escritório na documentação mensal, o retorno para esse cliente ficou mais rápido, visto que o processo permite que todos saibam onde os documentos encontram-se de acordo com o período do mês. Também tornou-se mais fácil pedir um documento que o cliente não enviou, devido ao check list de entrada permitir a confirmação ou não do recebimento do documento pelo escritório. O que antes era motivo de mal estar entre as partes envolvidas, agora trata-se de um processo mais seguro durante a solicitação, pois há a certeza de que o escritório não recebeu o documento. Essas mudanças foram identificadas pela pesquisadora através do questionário e de observação informal na empresa.

 Através das pesquisas bibliográficas, dos questionários e das observações informais feitas ao longo deste trabalhou identificou-se a necessidade da Aveiro Contabilidade rever o seu processo de recebimento de documentos, assim, a pesquisadora apresenta uma sugestão de melhoria para este processo que não era revisto há seis meses. Identificou-se que o departamento fiscal, devido aos prazos curtos com que trabalha, tem a necessidade de ter o primeiro contato com os documentos e não a contabilidade, como era feito anteriormente. No anexo nº 8 é apresentado o fluxograma dessa sugestão.

Desta forma, recomenda-se que a Aveiro Contabilidade Eireli - ME designe um funcionário para ser o responsável pelos controles internos. A pesquisadora acredita que, assim, os controles internos serão vistos como uma obrigação tão importante quanto as outras obrigações da empresa. É recomendada também uma revisão em todos os seus processos, estabelecendo controles internos mais rígidos, a realização de mais treinamentos, de reuniões trimestrais para avaliação dos controles, além da criação de um manual de controles internos para determinar as atividades e as responsabilidades de cada setor e colaborador, pois o manual é fundamental para o melhor entendimento e para a aplicação dos controles na rotina da empresa.

6 CONCLUSÃO

Durante o desenvolvimento deste estudo, fez-se necessário o entendimento dos conceitos de controladoria, controles internos e também o desenvolvimento de técnicas de observação para entender e identificar o processo que foi base deste estudo.

Já na análise de dados, foram apresentadas as conclusões que a pesquisadora evidenciou na observação informal e as respostas do questionário aplicado aos colaboradores da empresa Aveiro Contabilidade, com o objetivo de analisar a implantação do primeiro processo de recebimento de documentos e sugerir sua atualização de forma que sejam atendidas as necessidades da empresa. Para tanto, observou-se como ocorria o processo de recebimento de documentos e com base nessas informações, foi feita sua comparação com a implantação dos controles internos no setor.

No decorrer do estudo foi possível observar que havia a necessidade de implantação de controles, que essa necessidade inicial foi atendida com a implantação do primeiro processo, mas que ele encontrava-se defasado devido às constantes mudanças que a empresa sofre no ambiente interno e externo e precisa de adequação.

A pesquisadora apresenta como sugestão de continuidade deste artigo a implementação de processos e controles nos demais setores da empresa, além de um trabalho de treinamento e conscientização junto aos clientes da Aveiro Contabilidade a respeito da importância da qualidade dos documentos para as demonstrações contábeis e para suas empresas.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: Um curso moderno e completo. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2008.

ASSI, Marcos. Controles internos e cultura organizacional: como consolidar a confiança na gestão dos negócios. 2. ed. São Paulo: Saint Paul, 2014.

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Por Pâmela Santos de Oliveira/Lilian Martins/Patrícia Coelho Motta

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¹ Graduanda do Curso de Ciências Contábeis das Faculdades Integradas São Judas Tadeu. E-mail: oliveira.pamela85@gmail.com.

³ Especialista em Controladoria e Planejamento Tributário, professora do Curso de Ciências Contábeis das Faculdades Integradas São Judas Tadeu.

³ Mestre em Engenharia de Produção e Sistemas, Coordenadora do Curso de Ciências Contábeis das Faculdades Integradas São Judas Tadeu.