A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07 (disponível no menu Legislação). Devido às peculiaridades das diversas legislações que trata da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital – ECD, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica.
Existem algumas siglas para os registros utilizados no arquivo:
0000 – Nome da Empresa, CNPJ
I030 – Termo de Abertura
I012 – Livro Auxiliares ao Diário
I151 – Assinaturas Digitais (Responsáveis)
J900 – Termo de Encerramento
Livros Abrangidos
G – Diário Geral;
R – Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar);
A – Diário Auxiliar;
Z – Razão Auxiliar; e
B – Livro de Balancetes Diários e Balanços.
Limite de tamanho
Como regra geral, o livro é mensal, mas pode conter mais de um mês, desde que não ultrapasse 1 GB (gigabyte).
Portanto, o livro é mensal e não existe limite de tamanho.
Por outro lado, se o livro for contemplar mais de um mês, não poderá ultrapassar 1 GB.
Estima-se que, em 1GB, possam ser inseridos até 11.000.000 registros do Sped Contábil.
Existem outros limites:
– todos os meses devem estar contidos no mesmo ano;
– não deve conter fração de mês (exceto nos casos de abertura, cisão, fusão, incorporação ou extinção);
– havendo mais de um mês, não pode haver descontinuidade na seqüência de meses.
Conforme determina a IN DNRC no 107/07, quando existem livros auxiliares, os períodos da escrituração do livro principal (Diário ou Livro de Balancetes Diários e Balanços) e os auxiliares (Diário Auxiliar e/ou Razão Auxiliar) devem ser os mesmos.
Nos casos de incorporação, cisão ou fusão, devem ser gerados dois conjuntos de livros: um para o período até a data do evento e outro para o período remanescente.
Deve-se tomar muito cuidado para evitar que períodos sobrepostos sejam informados (ainda que de um só dia), pois a transmissão será rejeitada.
Este arquivo é submetido ao Programa Validador Assinador – PVA fornecido pelo Sped.
Através do PVA, é executável os seguintes passos:
· Validação do arquivo contendo a escrituração;
· Assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial e pelo Contabilista;
· Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição. Para geração do requerimento é indispensável, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais,
· Informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação.
· É importante verificar na Junta Comercial de sua Jurisdição como obter a identificação.
Assinados a escrituração e o requerimento, faça a transmissão para o Sped.
Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores.
Ao receber a ECD, o Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o disponibiliza para a Junta Comercial competente. Na atual estrutura, cabe à Junta Comercial buscar o resumo no ambiente Sped. Enquanto ela não adota tal providência, ao consultar a situação, a resposta obtida será “o livro digital foi recebido pelo Sped Contábil, porém ainda não foi encaminhado para a Junta Comercial”.
Verifique na Junta Comercial de sua jurisdição como fazer o pagamento do preço para autenticação.
Recebido o preço, a Junta Comercial analisará o requerimento e o Livro Digital. A análise poderá gerar três situações, todas elas com o termo próprio:
· Autenticação do livro;
· Indeferimento;
· Sob exigência.
IMPORTANTE: para que um livro colocado sob exigência pela Junta Comercial possa ser autenticado, após sanada a irregularidade, ele deve ser reenviado ao Sped. Não há necessidade de novo pagamento do preço da autenticação. Deve ser gerado o requerimento específico para substituição de livros não autenticados e colocados sob exigência.
Para verificar o andamento dos trabalhos, utilize a funcionalidade “Consulta Situação” do PVA. Os termos lavrados pela Junta Comercial, inclusive o de Autenticação, serão transmitidos automaticamente à empresa durante a consulta.
O PVA tem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração e de geração recuperação de backup.
Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut). Faça, também, cópia do arquivo do requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec). Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a extensão.
Consulta Acesso à Escrituração Contábil
Permite à empresa, utilizando consulta disponível no Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte – e-CAC da Receita Federal, verificar quais membros do Sped acessaram sua escrituração contábil digital. A consulta é feita com utilização de certificado digital da empresa, seu representante legal ou de seu procurador.