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O que
é certificado digital?
Certificado digital é uma assinatura eletrônica, que utiliza chaves criptográficas
para confirmar a identidade de uma pessoa física ou empresa. O certificado
digital pode ser obtido em formato de arquivo ou em um hardware como cartão
inteligente ou token, e serve para garantir a validade jurídica e dar mais
segurança a processos burocráticos que utilizam sistemas de informação. São três
os tipos mais comuns de certificados digitais:
1.1 e-CPF: um certificado digital utilizado para
pessoas físicas. Embora o empresário possa usá-lo para assinar digitalmente
documentos na posição de representante legal da empresa, ele não serve
para emitir
notas fiscais eletrônicas, por exemplo.
1.2 e-CNPJ: esse é o certificado
ideal para as empresas, que permite a autenticação da companhia em uma série de
processos que você verá a seguir.
1.3 NF-e: apesar de o e-CNPJ servir para a emissão
de notas fiscais eletrônicas, esse certificado digital, específico e exclusivo
para esse fim, é mais adequado, porque se um funcionário seu for responsável
pela emissão dos documentos fiscais, não haverá o perigo de ele utilizar o
certificado indevidamente para outras tarefas.
1. Vantagens do certificado digital
Empresas optantes pelo regime tributário de lucro real ou lucro
presumido, ou qualquer outra que emita nota fiscal eletrônica, são obrigadas a
ter um certificado digital. Além da exigência legal, a assinatura eletrônica
traz uma série de outras vantagens:
·
Maior
confiabilidade
·
Maior
segurança contra fraudes
·
Maior
privacidade nas trocas de mensagens
·
Redução
nos custos para assinar e reconhecer documentos
·
Menos
burocracia
·
Economia
no tempo.
A Certificação Digital, nos dias de hoje, traduz o
que há de mais moderno em termos de segurança para proteger informações
trocadas no ambiente virtual. Sua tecnologia foi desenvolvida especificamente
para oferecer segurança, autenticidade, confidencialidade e integridade às
informações eletrônicas. É como se fosse uma carteira de identidade eletrônica
que garante a identidade das partes envolvidas.
3. Para
que serve certificado digital?
O certificado digital pode ser utilizado em vários processos de
interesse do gestor de uma empresa. Veja alguns dos principais abaixo:
3.1Emitir nota fiscal eletrônica
Mesmo que empresas do Simples Nacional não sejam obrigadas a
emitir nota fiscal eletrônica (NF-e), essa é uma alternativa muito mais prática
do que o velho bloquinho preenchido à mão. Além disso, o Ministério da Fazenda
tem o objetivo de, aos poucos, instituir completamente a emissão eletrônica de
documentos fiscais.
Desse modo, quase todas as empresas precisarão de um certificado
digital, pois ele é necessário para a emissão das notas fiscais eletrônicas. É
a assinatura eletrônica que garante a integridade da autoria de uma NF-e e,
portanto, a sua validade jurídica.
3.2 Reconhecer firma
Você já sabe que há vários documentos, para fins diversos, que só
têm utilidade se tiverem a firma reconhecida em cartório. Desse modo, você paga
um motoboy, destaca um office boy ou outro funcionário para fazer o serviço, ou
então se desloca ao cartório e perde um tempão. O certificado digital ajuda a
dar agilidade em muitos desses casos, pois garante a autenticidade das
informações trocadas.
3.3 Realizar transações bancárias
seguras
Se você ainda tem desconfiança quanto à segurança de sistemas de
internet banking para realizar as operações financeiras da empresa, o certificado digital é uma ótima alternativa para ter maior
proteção. Assim, você também não precisa perder tempo indo ao banco
pessoalmente quando precisar fazer uma transferência ou outro serviço.
3.4 Acessar serviços do e-CAC
Vários serviços disponíveis no Centro Virtual de Atendimento ao
Contribuinte (e-CAC) da Receita Federal só estão disponíveis para os usuários
que acessam o sistema com um certificado digital.
O e-CAC é serviço que, desde que foi lançado, em 2005, tornou
muito mais simples e desburocratizada a relação entre os contribuintes e a
Receita Federal. Lá, é possível consultar a sua situação fiscal, status de
cobranças, despachos, intimações e muito mais.
3.5 Enviar informações para a GFIP e
eSocial
A partir do dia 1º de julho de 2016, empresas optantes pelo
Simples Nacional que possuem mais de cinco empregados precisam utilizar um
certificado digital na hora de prestar informações trabalhistas, fiscais e
previdenciárias à Receita Federal, por meio da GFIP e do eSocial.
A obrigatoriedade já está vigente para empresas com mais de oito
empregados, desde o início do ano. A exigência decorre da Resolução 94/2011, do
Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), com a redação do inciso pela
resolução 122/2015 e atualização do cronograma na resolução 125/2015.
3.6 Enviar a DIPJ
Se a sua empresa não é optante pelo Simples Nacional, você é
obrigado a ter um certificado digital para enviar ao Receitanet a declaração de
Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), referente ao Imposto
de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ). Receitanet é o serviço eletrônico que
valida e transmite as declarações de pessoas físicas e jurídicas.
3.7 Assinar contratos
Você não precisa mais reunir duas pessoas na mesma sala para
assinar um contrato. Cada parte envolvida pode ler o texto do contrato de onde
está e assinar com um programa chamado assinador digital, que usa o certificado
para validar o documento.
3.8 Emitir CT-e
CT-e é o Conhecimento de Transporte Eletrônico, um documento
transmitido e armazenado eletronicamente que comprova, para fins fiscais, a
prestação de serviços de transporte. Assim como no caso da NF-e, é necessário
um certificado digital para validar juridicamente o CT-e.
3.9 Trocar e-mails seguros
Uma conta de e-mail é muito mais vulnerável a hackers do
que podemos imaginar. Com um certificado digital, você pode trocar mensagens
criptografadas com parceiros comerciais que também tenham um certificado,
garantindo total segurança às informações. A assinatura eletrônica no e-mail
também é uma maneira de comprovar juridicamente a autoria de quem o enviou.
3.10 Acessar o ComprasNET
O ComprasNET é o portal de compras do Governo Federal, acessado
por empresas participantes de licitações e contratações feitas pela
Administração Pública Federal direta. Para ingressar no sistema, um certificado
digital do tipo e-CNPJ ou e-CPF é necessário.
3.11
Como obter um certificado digital
O certificado digital deve ser adquirido de uma Autoridade Certificadora
(AC) habilitada pelo Instituto Nacional de
Tecnologia da Informação (ICP-Brasil).
Relação de Autoridades
Certificadoras de 1º nível da ICP-Brasil:
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SERPRO – Serviço Federal de Processamento de
Dados
·
Caixa
Econômica Federal
·
Serasa
Experian
·
Receita
Federal do Brasil
·
Certisign
·
Imprensa
Oficial Do Estado De São Paulo
·
AC JUS
·