Com o
objetivo de encerrarmos o Balanço Patrimonial, as demais Demonstrações
Contábeis de 2018, e a entrega de obrigações acessórias, apuração de tributos e
arquivos eletrônicos exigidos pela fiscalização federal, estadual, municipal,
trabalhista e previdenciária, necessitamos logo no início de 2019 das
informações/documentos abaixo.

a)                  
Contingências – Questões judiciais
e/ou extrajudicial, contra ou a favor da empresa.

Saber se
a empresa possui alguma contingência – questão judicial ou extrajudicial
(exemplo: reclamatória trabalhista, processo tributário, processo civil, etc.)
contra ou a favor da empresa, bem como a iminência de uma contingência (ex.:
um acidente causado – por culpa – por um veículo da empresa em 29/12. Embora
até 31/12 a vítima ainda não tenha ingressado com o pedido de indenização, mas
é praticamente certo que o fará e a empresa deverá indenizá-la).

Caso a
empresa não possua nenhuma contingência – questão judicial ou extrajudicial –
solicitamos apenas que preencham o formulário “Declaração de inexistência de
contingência – questão judicial e/ou extrajudicial” em anexo (também pode ser
obtida em nosso site –www.MMcontabilidade.com.br – no
link “Documentos On-line“) e nos devolva, sob protocolo.

Caso a
empresa possua questões judiciais e/ou extrajudiciais, necessitamos um
posicionamento do(a) advogado(a) responsável pelo processo com informações
sobre:

I)                   
breve
descrição da natureza da obrigação e sua evolução;

II)                 
existência
de depósito judicial;

III)               
estimativa
de valor da causa;

IV)               
estimativa
do valor dos honorários;

V)                 
prognóstico
do desfecho (praticamente certa, provável, possível ou remota);

Em nosso
site (www.MMcontabilidade.com.br) no link “Documentos On-line”
em “Contingências – questões judiciais e/ou extrajudiciais – Orientações e
modelos”, há mais informações sobre o documento a ser elaborado pelo advogado,
bem como modelo do referido documento.

b)                  
Relatório dos valores de
Fornecedores a Pagar em 31/12

Solicitamos
que emitam um relatório com os valores de fornecedores a pagar em 31/12
(fornecedor e valor), se for o caso.

Esse
relatório servirá para conciliar com os valores lançados na contabilidade, e
assim, teremos condições de encerrar o Balanço Patrimonial e as demais
Demonstrações Contábeis com mais precisão.

c)                   
Relatório dos valores de Clientes a
Receber (para quem vende ou presta serviços à
prazo)

Solicitamos
que emitam um relatório com os valores de clientes a receber em 31/12 (cliente
e valor), caso venda a prazo.

Esse
relatório servirá para conciliar com os valores lançados na contabilidade, e
assim, teremos condições de encerrar o Balanço Patrimonial e as demais
Demonstrações Contábeis com mais precisão.

d)                  
Carta de Responsabilidade da Administração

Solicitamos
a assinatura do representante legal da entidade da Carta de Responsabilidade da
Administração anexa (também pode ser obtida em nosso site – www.MMcontabilidade.com.br
– no link “Documentos On-Line“), na qual ela segrega e
distingue a responsabilidades da administração da empresa, sobretudo no que se
refere à manutenção dos controles internos e ao acesso às informações. A Carta
de Responsabilidade da Administração deve ser devolvida a M&M, sob protocolo.

e)                   
Inventário (para empresas comerciais
e/ou industriais)

Por
força das legislações Federal, Estadual e Municipal, precisamos prestar,
anualmente conta dos estoques físicos das empresas industriais e
comerciais.

Estas
informações servem de base para a EFD ICMS/IPI, também conhecida como SPED
FISCAL (sujeito a multa de R$ 2.192,66 se não entregue no prazo), da
Declaração Anual Pessoa Jurídica (DEFIS ou ECF), encerramento de balanço anual
e escrituração do Livro de Inventário.

Para
realizar este trabalho, se faz necessário um levantamento físico de estoques,
elaborando-se uma relação dos estoques de produtos para revenda existentes em
31/12 e envio para a M&M, sob protocolo, para a devida escrituração e
registro do Livro de Inventário.

Para
tanto, necessitamos as seguintes informações:

I)                   
Código
do Produto (código interno, adotado pelo cliente);

II)                 
Descrição
do item em estoque;

III)               
NCM
(código padrão com 8 dígitos) do Produto;

IV)               
Quantidade
existente em 31/12;

V)                 
Unidade
de medida (Kg, Mt, Litro, etc.);

VI)               
Valor unitário da compra (com
tributos e frete)

VII)             
Valor
total do estoque.

As
empresa que tem filial(is) necessita(m) fazer, em separado, uma
relação de estoques para cada estabelecimento. Segue abaixo, um modelo relativo
a uma empresa de venda de alimentos, para exemplificar como deve ser realizada
a relação de estoques.

Cod. Interno do Produto	Mercadorias	NCM	Quantidade	Unidade	Vlr.Unitário- R$	Vlr. Total – R$
52	Coca cola	22021000	3	Pç	R$20,00	R$60,00
81	Fermento fresco	21021090	2	Kg	R$35,00	R$70,00
520	Farinha de trigo	11010010	105	Kg	R$0,06	R$6,30

Caso sua
empresa possua um sistema que contenha controle de estoques, pode gerar a
relação dos mesmos em Excel, desde que contenha os dados, conforme descrito
anteriormente. Caso você encontre dificuldades na importação de seu sistema
para a planilha Excel, ou você não possua sistema, deverá utilizar o modelo de
planilha, já formatada, disponibilizada em nosso site (www.MMcontabilidade.com.br),
em “Documentos On-line”.

A não
observação do levantamento do estoque pode ocasionar, principalmente:

– Multas superiores a R$ 4.000,00;

–                     
A
desconsideração da contabilidade, podendo a fiscalização arbitrar os tributos;

–                     
Detenção
(prisão) dos sócios, de um a dois anos (Lei 11.101/2005);

–                     
Desenquadramento
do Simples Nacional (para empresas optantes pelo Simples Nacional);

–                     
Não
obtenção de autorização para impressão de notas fiscais e/ou a emissão de notas
fiscais eletrônicas;

–