DISPOSIÇÕES GERAIS
Estabelecido critérios e procedimentos para a escrituração contábil em forma eletrônica e a sua certificação digital, sua validação perante terceiros, manutenção dos arquivos e responsabilidade de contabilista.
A Entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos que atendam às NBC T 2.1, NBC T 2.2, NBC T 2.3, NBC T 2.4, NBC T 2.5, NBC T 2.6 e NBC T 2.7 e aos requisitos adicionais estabelecidos aqui.
O processo de certificação digital deve estar em consonância com a legislação vigente e as normas estabelecidas pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil.
CONTEÚDO
Para fins o aqui disposto a expressão “em forma contábil” de que trata o item 2.1.2 “b” da NBC deve conter, no mínimo:
a) data do registro contábil;
b) conta(s) devedora(s);
c) conta(s) credora(s);
d) histórico que represente o verdadeiro significado da transação, ou código de histórico padronizado, neste caso, baseado em tabela auxiliar inclusa no Livro Diário Eletrônico;
e) valor do registro contábil.
O registro contábil deve conter o número de identificação do lançamento relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos e a prática de atos administrativos.
Na escrituração contábil em forma eletrônica, o lançamento contábil deve ser efetuado com:
a) um registro a débito e um registro a crédito, ou;
b) um registro a débito e vários registros a crédito, ou;
c) vários registros a débito e um registro a crédito, ou;
d) vários registros a débito e vários registros a crédito.
Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio eletrônico ou magnético, desde que assinados e autenticados, conforme segue:
a) Os documentos digitalizados devem ser assinados pela pessoa física ou jurídica responsável pelo processo de digitalização, pelo contabilista responsável e pelo empresário ou sociedade empresária que utilizarão certificado digital expedido por entidade devidamente credenciada pela ICP – Brasil;
b) Os documentos digitalizados, contendo assinatura digital de contabilista, do empresário ou da sociedade empresária e da pessoa física ou jurídica responsável pelo processo de digitalização, devem ser apresentados aos serviços notariais para autenticação nos termos da lei.
A escrituração contábil em forma eletrônica e as emissões de livros, relatórios, peças, análises, mapas demonstrativos e Demonstrações Contábeis são de atribuição e responsabilidade exclusiva de contabilista legalmente habilitado com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade e devem conter certificado e assinatura digital do empresário ou da sociedade empresária e de contabilista.
O Balanço Patrimonial e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício devem ser inseridos no Livro Diário Eletrônico, completando-se com as assinaturas digitais de contabilista legalmente habilitado com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade e do empresário ou da sociedade empresária.
Além dos demais livros exigidos por lei, o “Livro Diário” e o “Livro Razão” constituem registros permanentes da entidade e quando escriturados em forma eletrônica devem ser assinados digitalmente de acordo com os requisitos estabelecidos por entidade devidamente credenciada pela ICP – Brasil.
Os livros de registros auxiliares da escrituração contábil em forma eletrônica devem obedecer aos preceitos desta norma para sua escrituração e registro, observadas as peculiaridades da sua função.
No Livro Diário Eletrônico, devem ser registradas todas as operações relativas às atividades da entidade, em ordem cronológica, com individualização, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por digitação direta ou reprodução digitalizada.
A entidade deve adotar requisitos de segurança compatíveis com o processo de certificação digital regulamentado pela ICP – Brasil ou submetê-los aos serviços notariais quando imprimir livros, demonstrações, relatórios e outros documentos a partir da escrituração contábil em forma eletrônica, que contenham assinaturas e certificados digitais, conforme estabelecido nesta Norma, para fazer fé perante terceiros.
O Livro Diário Eletrônico, contendo certificado e assinatura digital de contabilista legalmente habilitado e com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade e do empresário ou da sociedade empresária, deve ser submetido ao Registro Público competente.
O contabilista deve tomar as medidas necessárias para armazenar em meio eletrônico ou magnético, devidamente assinados digitalmente, os documentos, os livros e as demonstrações referidos nesta norma, visando a sua apresentação de forma integral, nos termos estritos das respectivas leis especiais ou em juízo quando previsto em lei.