Orçamento matricial é um dos métodos de gestão empresarial que está sendo utilizado por empresas de vanguarda do terceiro milênio. Essa técnica é recomendada às empresas que estão dispostas a praticar o gerenciamento diário de seus custos. O uso correio do orçamento matricial irá auxiliar a organização a ser mais competitiva no mercado, em termos de preço, qualidade e serviço ao ofertar seus produtos.
Na prática, a maioria das empresas desenvolve-se sem adotar um planejamento e controle em longo prazo, ou seja, suas atividades vão sendo adequadas pela direção da melhor forma possível às leis de demanda e oferta de mercado, ao invés de serem resultantes de um processo operacional racional, lógico e organizado.
E verdade, que algumas empresas vivem na euforia temporal e outras são sustentadas pela falácia do crescimento conjuïrtural. Contunde, nas duas situações, ocorrerá um aumento de custos, pois pessoas e despesas serão contratadas para as novas atividades criadas na empresa. Apesar das atividades estarem fora do foco do negócio vão tomando corpo, como se fossem imprescindíveis para o crescimento empresarial.
Através do. orçamento matricial se inicia uma nova fase de trabalho, pois passa a existir uma avaliação dupla de gestores de custos e despesas na organização. É realizada uma avaliaçã para verificar se os custos que serão incorridos estão ligados ao negócio da em presa ou não. A implantação do orçamento matricial na empresa somente deverá ocorrer, após ser desenvolvida e testada uma metodologia adequada aos novos processos operacionais, visando assim à redução de custos na várias áreas, no período projetado. O orçamento matricial é empregado por empresas que desejam diminuir e/ou gerenciar a sua estrutura de custos intangível, já que a mesma é incontrolável pelos métodos tradicionais.
A principal característica do orçamento matricial é a presença de regras claras e de um controle permanente das atividades por diretoria, gerência, de partamento e setor. Cada unidade da empresa deve servir de modelo (benchmarking) para as outras áreas sem exceção. Isto significa que as normas de trabalho por diretoria estarão diretamente definidas e os itens de custos serão discutidos com os gestores responsáveis antes de serem levados para análise do comité corporativo.
Dentre as condições básicas para se implantar o orçamento matricial deverá haver uma descrição detalhada das atividades a serem executadas para que elas se cumpram, na medida certa, no tempo certo e com o menor custo. Isso exige uma gestão profissional competente que deverá ser enxuta, visando sempre melhorar a performance da empresa, mediante um custo menor, uma qualidade maior e a substituição gradativa dos atuais produtos por novos produtos no mercado.
Quanto à premissa básica de elaboração do orçamento matricial para o próximo período parte do princípio natural que a empresa deverá gastar menos e fazer mais, no ano seguinte, em relação ao ano atual. Normalmente, a empresa aumenta em termos monetários toda a proposta orçamentaria para o próximo ano. No orçamento matricial, alguns ou muitos itens de custos serão reduzidos, em termos reais, no exercício social projetado. Acresce-se que isto deverá ocorrer com o aumento de satisfação do cliente e a remuneração adequada do acionista, ofertando novos produtos e/ou serviços diferenciados, a preços competitivos e com qualidade superior em relação à concorrência.
Por outro lado, concomitantemente, o processo de avaliação do orçamento matricial ocorrerá, no tempo zero a partir de comparações periódicas e análi ses críticas entre os valores projetados e os realizados para cada item de custo ou despesa por unidade de negócio da empresa. A forma de acompanhar esse processo e dispor de um eficiente controle de custos que seja integrado e informatizado cujo funcionamento se assemelha a um sistema de sinaleiras de uma rodovia.
Destaca-se que uma diretoria isoladamente não poderá mudar ou compensar seus itens de custos ou suas despesas realizadas em relação aos orçados. Isso somente será possível, após submeter à aprovação dos demais membros do comité corporativo, em reunião especialmente convocada para esse fim.
Nestes termos, as metas de resultados, por unidade de negócio, são estabelecidas somente para os níveis máximos exequíveis com uma progressiva de 5% da meta global, enquanto os custos devem ser fixados para os níveis mínimos aceitáveis de variação não superior a 2%. Um conjunto de indicadores de desempenho deverá ser previamente efinido. Recomendam-se análises diárias e outras avaliações mensais, tendo como apoio fundamental a Área de Controladoria da empresa.
Acresce-se que o debate e a avaliação das metas deverão ocorrer mediante um calendário anual de reuniões que serão agendadas e divulgadas, no início do ano, para todas as áreas envolvidas, com a data, o local e a hora marcada para iniciar e terminar. O foco do trabalho prima por analisar as defasagens de funções ou atividades que serão executadas, extintas ou modificadas no tempo e na base zero.
Hoje, a empresa que utiliza o orçamento matricial, apresenta um diferencial em relação à concorrência, em termos de custos, serviços e preços de produtos, considerando que cada unidade de negócio deve ter o seu representante legalmente constituído como gestor em outra área da empresa e vice-versa.
Em síntese, as empresas estão obtendo vantagens competitivas ao implantar o orçamento matricial, pois terão, no mínimo, uma visão atualizada dos custos fixos com almoxarifado, viagens, serviços contratados de terceiros como limpeza, refeitório etc., além de um gerenciamento muito fino dos custos variáveis. O orçamento matricial implanta a ideia à empresa, que nos dias de hoje, é sempre mais fácil, reduzir custos do que lançar e conquistar novos clientes e mercados, sem perder de vista a qualidade e o preço do produto e/ou serviço. Essa é a proposta atual de trabalho que veio para ficar e tomar a empresa competitiva no mercado de concorrência plena.
Autor: José Eduardo Zdanowicz – Consultor de empresas e professor universitário
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