O empregador/contribuinte, pessoa física ou
jurídica, titular da obrigação de declarar informações ao eSocial, envia os
respectivos eventos no modelo web service – WS, assinando-os com seu
certificado digital.
Os atos da vida civil são praticados mediante
assinatura da pessoa (física ou jurídica) titular da obrigação. O certificado
digital é basicamente um arquivo eletrônico que funciona como se fosse uma
assinatura digital, com validade jurídica, e que garante proteção às transações
eletrônicas e outros serviços via internet, identificando o responsável pelo
ato. Para sua utilização no sistema eSocial o certificado deverá ser emitido
por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira – ICP-Brasil, e ser do tipo A1 ou A3.
Quando uma pessoa (física ou jurídica)
pratica atos em nome de outra, o faz por meio de procuração: quem assina é o
procurador, representando o outorgante, com o dever de praticar os atos em seu
interesse, restritos ao objeto da outorga, sob pena de responsabilidade. Em se
tratando de transações no mundo digital, para esta situação, existe a figura da
procuração eletrônica.
O envio de eventos para o eSocial pode ser
feito tanto pela pessoa física ou jurídica sujeito passivo da obrigação, como
por um terceiro com poderes outorgados para tal. Esta representação por um
terceiro é uma situação rotineira na área trabalhista e tributária como, por
exemplo, nos casos de escritórios de contabilidade, gestores de recursos
humanos, empresas de medicina e engenharia de segurança do trabalho, ou
administradoras de condomínios edilícios, todos representando seus respectivos
clientes. Estes são cenários típicos em que deve ser utilizada a citada
procuração eletrônica.
Ressaltamos que é irregular, embora frequente
no âmbito das prestadoras de serviço supracitadas, a situação em que o
certificado digital do titular da obrigação (e sua senha) são entregues ao
terceiro que seria seu representante – quando o correto seria a procuração
eletrônica. O representante, de posse do certificado e senha da pessoa
obrigada, estaria enviando os eventos assinando-os como se fosse o titular, com
o certificado digital do titular. Este procedimento implica: violação das
diretrizes de segurança do certificado digital; dificuldade de rastreamento da
pessoa que efetivamente praticou os atos em nome do titular; dificuldade de
imputar responsabilidades em caso de mau uso; e impossibilidade de limitar os
poderes outorgados ao objeto específico do ato jurídico em questão (envio de
eventos ao eSocial).
Para mais orientações sobre Procuração
Eletrônica e Assinatura Digital acesse
https://portal.esocial.gov.br/manuais/orientacoes-assinatura-digital-e-procuracao-eletronica
Fonte:
Sistema e-Social, Nota Orientativa 2019.14